文档介绍：会计档案管理办法
一、目的:为了加强对会计档案管理工作,建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管有序存放、方便查阅,严防损失和泄密。
二、会计档案的范围:会计档案:指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:
1、会计凭证类:原始凭证,记账凭证,汇总凭证,其他会计凭证。
2、会计账簿类:总帐,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账簿。
3、财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
4、其它类:银行存款余额调节表,银行对帐单,其它应当保存的会计核算专业资料,会计挡案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
对于不应会计部门归档的材料,如临时性文件,以临时参考为目的的各方面收集的文件等,应由所在责任会计立专卷保管,经过一定时间后,统一送指定地点销毁,不得擅自处理。
三、会计档案的归档前的规范化、标准化要求
各责任会计办理完毕的财务档案,由其整理装订,登记案卷目录后移交。其中对于归集档案的装订要求如下:
去掉会计资料上的金属物,以免时间长了会生锈;
2、托裱复制,对破损的会计资料应按托裱技术要求托裱,字迹已扩散的应复制,复制件放原件后面一并装订;
3、折叠整齐,对较大的附件应按规格折成手风琴式,名称、标记折在外面,装订时上边和右边对齐,16开规格的采用三孔一线法装订。
4、归集的材料种类、份数及附件应齐全完整,不能有遗失、缺漏,如有空缺应予封皮中注明。
5、卷内会计资料应按其自身特点排列、编号。
6、立卷档案封皮应认真填写完整,包括目录、档案、装订人等。
7、立档资料必须是原件,如不能用原件时,经财务主管批准,才可用复印或影印件代替原件归档。
8、用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。
四、财务部指定专人兼管会计档案,负责会计档案的管理工作。
1、每年办理完毕的会计档案,由相关的责任会计负责整理立卷后移交给会计档案室。移交时必须填写“会计档案移交清单”(详见表二),一式两份,一份由移交人保存,一份由接收人保存,
2、档案员负责对会计档案进行收集、分类、排序和目录索引编制工作,并编制“会计档案保管清册”。
3、档案员应按案档案管理要求保管档案,保证会计档案的安全与完整;应在档案室内放置防虫、防霉药物,定期通风、定期清扫,做好防蛀、防尘、防水、防盗等工作。
4、档案柜与墙平行立放,编号从门口始,从左至右,档案柜每格自上而下编号,编号简单明了,标号固定置于档案柜每格的左上方。
五、会计档案的保管期限:会计档案的保管期限依据其参考利用价值分永久、定期两类,定期保管期限分为3、5、10、15、25年5类。现将我公司“会计档案保管期限表”附后(详见表一)。
六、会计档案的查阅、复制登记
会计档案因其保密性,一般不得借出。如因特殊需要,必须办理登记手续,填写“会计档案查阅与复制登记表”(详见表三),经财务主管签字后可提供查阅或复制。查阅或复制会计档案的人员严禁在会计档案上涂画、拆封、和抽换。使用完毕立即归还,档案员对收回会计档案应进行详查。
七、会计档案销毁程序
对保管期满的会计档案,按照以下程序销毁: