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一封完整的电子邮件
收件人:Victor Downs, Lorrie Crenshaw, Kyran Deck
主题:6月18日部门员工聚餐
内容:
Dear all:
大家好!告诉大家一个好消息:我们6月18日将在Lottie‘s酒店
(绿宝广场1楼不夜城)聚餐,房间号为:203(秋之韵)。
具体聚餐的时间是:6月18日即星期二,13:00。
以下事项,请相关负责人跟进:
VD:请查看当天班车是否可用?请发邮件告知我。
KD:请在6月17日跟部门员工进行进一步的电话提醒。
附件为具体的聚餐的安排,请查看!
如有任何疑问,可及时联系我。
BRS
Sally
2010-06-14
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发送、抄送、密送、转发
收件人
(To)
抄送
(Cc)
邮件的直接相关者,问题的处理者和事情的沟通者,一般需要
及时回复邮件
一般起旁听作用,可回可不回邮件,如果有建议,可以回复邮件
密送
(Bcc)
收信人是不知道你发邮件给密送的人,密送可能用在非常规场合
转发
要注意相关内容的保密性,不要把内部信息转发给外部人员或者
未经授权的人
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发送、抄送、密送、转发
提醒
中的各收件人的排列应遵循一定的规则,比如
按部门排列;按职位等级从高到低或从低到高都可以。
适当的规则有助于提升你的形象!
只给需要信息的人发送邮件,不要占用他人的资源
确定收件人是否需要收取此邮件;
关于敏感和机密消息需谨慎处理;
有的邮件还需要对邮件的内容进行修改和整理,不要把
re了几十层的邮件发给别人,让别人摸不着头脑。
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今日的新闻、信息,纷繁杂乱,但大家的注意力和精力都是
有限的,所以邮件的主题必须具体而具有描述性,或者是与内容
相关的主旨大意(切忌有歧义),最好一封邮件只针对一个主
题,便于以后整理。切记:不要空白标题、不要冗长。
能帮我个忙吗?
重要信息!!
想告诉你一个消息
王先生收紧急
、、、
主题
您觉得这样的主题可以吗?
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切记收信对象是一个「人」,而不是一台机器。发件人经常会不自
觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。
一些情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出,而伤到对方甚至引
起冲突。记住写电子邮件,实际上和你写一封信是完全一样的,只是
差别在传递的方式不同罢了。
Dear +英文名或者姓+职位,如不清楚职位则X先生、X小姐,并礼
貌的问好!
称呼
提醒!
不熟悉的人、比自己级别高
的不适合直接称呼英文名!!
称呼全名也不礼貌!!
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电子邮件越短,人们就越愿意去读,从而你的请求就越有可能实现。尊重收件人付出的时间,让你的邮件可以在短时间内阅读完毕。
电子邮件的内容应力求简明扼要,并求沟通效益。
直接说要点,然后点击发送。
所有人都喜欢简单明了。
尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。
正文
简单明了
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正文
注意
1、某些私密问题,尽量不要使用邮件,虽然表面看来,邮件是
很保密的,但是其实漏洞很多;如果要把邮件转发其他人,要
考虑对邮件的内容和附件,进行相关的修改;
2、为确保对方能读到自己发出的讯息,撰写邮件时应特别注意
传送对象,考虑其是否有系统的限制。例如:一般的英文信件
写言,一行最好维持不要超过80个字母,并以Enter键结束每一
行文字。
3、尽管信件有一定的收件人,但经过无远把握的网络,也许邮
寄出去的信件将会永久被存于某处私人档案或转印成文件到处
流通。
因此,在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句,以免
他日落人笑柄。
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4、在邮件中如果要表达自己的看法,可先简要地描述事情缘起,再陈述自己的意见;若是想引发行动,则应针对事情可能的发展提出看法与建议。避免造成不必要的误解或行动;
5、避免使用过多夸张的标点符号,如果需要表达情感,可在遣词造句上多下功夫。
6、注意幽默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪,发信