文档介绍：杭州照明电器有限公司企业标准
SY/QG0201
管理标准
体系文件管理标准
(A1版)

2008年3月15日发布 2008年4月1日实施
杭州照明电器有限公司发行
为了搞好体系文件的管理、控制,确保公司与质量体系有关的部门和人员都能使用体系文件的有效版本,为质量体系有效运行提供符合要求的体系文件,特制订本标准。
1. 范围
本标准规定了体系文件的管理职责、文件种类、内容结构、编号方法,以及制修订、审查、批准的标准、控制方法和要求。技术文件的管理具体按《技术文件管理标准》执行。
本标准适用于三元照明电器有限公司。

SY/QG0201 《文件编写管理标准》
3. 定义
管理标准:是规定公司某项生产经营活动如何进行管理的文件。
工作标准:是规定一个部门、一个岗位人员职责范围的文件。
两类标准:是管理标准与工作标准的统称。
质量手册:阐明一个组织的质量方针并描述其质量体系的文件。
记录:为阐明某项工作所取得的结果或提供某项活动已完成的证据的文件。
4. 管理职责
行政部是体系文件的管理部门,负责:
体系文件的总体策划。
组织质量手册、管理标准、工作标准的制订修订和发放、修改、作废、更换等的归口管理工作。
组织体系文件的贯彻实施。
各部门的管理职责
根据职责分配,负责起草修订本部门工作相关的管理标准、工作标准等文件和记录。
组织本部门起草的标准的贯彻和实施,组织本部门员工实施有关的体系文件。
负责做好发给本部门的体系文件的使用和保管工作。
5. 管理内容与要求
文件种类
公司体系文件的种类包括质量手册,管理标准、各类技术性文件,工作标准,记录四类。
编号和格式
公司不同种类文件的编号和格式,详见《文件编写管理标准》有关规定。
体系文件的操作流程见下图。

归口部门起草文件
组织会审
相关部门会审形卡
归口部门修改
批准
新文件发放,旧文件收回
发现部门提出意见
编制
质量手册的编制由行政部负责。
管理标准和工作标准的编制由行政部组织各部门进行。
记录表样的编制由记录使用部门按《记录管理标准》中的规定执行。
会审
文件编制完成后,由企管部组织进行会审。
会审方式可以会议方式或会签形式进行,会审参加部门对文件进行讨论,并提出会审意见。
,会审组织部门将各部门的会审意见记录在“文件会审表”上,。
审批
会审的质量手册、两类标准经管理者代表审核,总经理批准后执行。
发放及管理
所有体系文件都标有版本号、受控号(技术文件按《技术文件管理标准》规定执行);文件发放到相关部门,各部门分别指定专人负责文件的管理及保管。
质量手册、两类标准和记录样表由行政部统一发放,发放时填写“文件发放/回收记录表
”,文件领用人在“文件发放/回收记录表”上签字后领用。
各部门对质量手册、两类标准的管理必须由专人负责,公司内因临时使用借阅时,应填写“借阅申请表”,经文件归口管理部门主管审批同意后借阅,借阅的文件要按期归还。
修改
,任何个人和部门发现问题都可向文件起草部门提出修改申请,文件起草部门同意时,由起草部门通知行政部填写“文件修改通知单”。
修改通过后,属质量手册、两类标准的文件由企管部负责到持有标准的相关部门或人员处以划改、换页或换版等相应更改方式进行更改,同时在“文件修改记录表”上做好修改记录,各类修改方式的具体方法如下:
划改:需在原文件中添加的,可直接在原文件的合适位置以手写仿宋体添加修改内容;需进行修改的,可在修改处用平行双实直线划掉需修改的内容,同时在原文件适当位置以手写仿宋体填入修改后内容。
换页:为保持文件的严肃性和便于阅读,每页文件累计修改面积超过原面积的1/4或划改次数超过4次的,则必须作换页处理。由修改人将备换页与被换页按要求进行更换(包括一页换一页、一页换多页或多页换一页,直接添页 4种方式),同时将被换页加盖“作废”章,交文件归口管理部门,。
换版:文件持有者交回作废版文件,并领取新版文件。新版文件生效时, 原版文件同时作废。换版的作废文件由归口管理部门负责收回,并加盖