文档介绍：会议活动执行要求
会议准备内容
主要工作要求及内容说明
相关责任人
联系方式
备注
一、前期事项准备
1、活动选址
要筹备一次活动,需要事先了解活动的主题、达到的目的、邀请参会的人员人数和情况,来决定活动的内容和方式,以及经费预算。以此为根据来选择适合的住宿酒店和会场。酒店形象好、使用年代较短、交通方便,之前可根据实际情况与酒店销售经理进行公关。
入住酒店的房价,要事先询问携程网的协议价格,与酒店最终确定的价格要比携程网的协议价格低。
会议筹备负责人
会场课桌布置根据具体人数而定,30人可摆放成“会议”形,30人以上摆放成“课桌形”。
,否则会有压抑感。
2、预算审批
根据活动内容,做费用预算,提交领导审批。费用内容可以包括:讲课费用,租车费用,主持人费用,住宿费用,餐饮费用,会场租赁费用,茶歇费用,旅游费用,会务费用
签字流程:产品线经理- 市场部经理- 总裁
3、活动安排和发文
预算审批通过后,把活动日程和内容整理成文,发布给销售系统,向分销商和客户传达。要尽早发通知,保证足够的时间让业务员与客户沟通。
业务员,销售经理,市场经理
4、客户报名信息收集
客户信息包括:地区,地区市场经理,地区销售经理和业务员,医生姓名,医生单位,医生联系电话,往返目的地的交通方式,往返目的地的时间,医生的民族等。客户的信息务必准确,因为涉及到酒店房间数的确定、用餐安排和活动车辆的租用等涉及较多金额的环节。
分销系统运营助理
梁尽祎:1605
赵敏娜:1924
5、住宿房间数量、用餐地点和车辆使用次数的预估
根据参家活动人员的信息收集,与酒店方面沟通,做出住宿房间数量和用餐情况的估计,要有一定的浮动数量。在参加活动人员信息基本收集完成之后,进一步与酒店确认房间数量和用餐人数。车次的使用根据活动安排,排出车辆的使用时间,预估的车辆座位数目,提交给租车公司。
会议筹备负责人
6、讲课专家的邀请
预算审批通过后,根据活动主题,邀请相关领域的专家。讲课题目要提前与讲课专家沟通后,尽早确定。之前要让与专家对接的同事,向专家说明会议的参会人员。
客服中心邢佳
邢佳:1921
二、前期物品准备
1、水
会议期间的矿泉水,需贴上纳通水标
市场部会务专员
韩再辉:2032
会议准备内容
主要工作要求及内容说明
相关责任人
联系方式
备注
2、易拉宝、横幅
根据会议主题,选择相应产品的易拉宝。根据会议题目,制作横幅。
市场部会务专员
韩再辉:2032
横幅可通过酒店制作,把尺寸和题目要提前交给酒店相关负责人
3、播放设备
笔记本电脑,翻页器,投影仪
会议筹备负责人
4、纳通小笔记本、中性笔、桌旗、纳通纸袋、温馨提示卡、咖啡搅拌棒、纸杯
会议当天要使用的物品。
市场部会务专员
韩再辉:2032
5、展览器械
根据会议内容,向物流中心调拨器械到会议当地。
会议筹备负责人
把出库单保存好,后续清点时需要用到
6、小礼品
陶瓷刀,骨科尺,卷尺,解剖光盘等。
市场部会务专员
韩再辉:2032
7、茶歇
以简单,优质,丰富为准,记得准备抽式纸巾。
香蕉等水果需当天购买
三、前期准备的其他
1、确定主持人
负责会议串场和专家介