文档介绍：物资管理办法
第一章总则
为了规范公司物资管理,完善物资请购、采购、收发、领用及处置等流程,降低物料消耗成本,根据公司实际情况,制定本办法。
第二章物资范围
本办法所称物资是指除固定资产和工程物资以外的各种物资,包括食材原料、酒店物料用品、办公用品、劳保用品及其他低值易耗品。
固定资产是指单位价值在2000元以上且使用年限在一年以上的物资,工程物资是指基建工程项目中的采购物资,工程项目竣工并投入运营后的维护保养用物资适用本办法。
按照物资是否必须入库管理,分为仓存物资和直拨物资。除了酒店厨房用的食材原料,以及其他有证据表明不能储存在仓库的物资外,其他物资均为仓存物资。
第三章物资申购
直拨物资的申购部门为物资使用部门,仓存物资的申购部门为财务部管理的总仓。
根据业务实际需要和物资库存实际情况,业务部门可以设立二级仓,二级仓物资申购由各业务部门报总仓汇总集中申购。
物资申购流程
物资申购部门填写《物资申购单》。
联系采购中心询价,填写预估价格及预算金额。
根据审批权限交由部门经理或分管副总、总会计师、总经理签名核准。
经审批的《物资申购单》一式二联,第一联由申请部门自存,第二联交采购中心购货。
申请时限
对于仓存物资中的常用物资,仓库至少提前7个工作日将审批完成的《物资申购单》交采购中心。每周递交时间为2次,第一次时间为周一下午4:00之前,第二次时间为周四下午4:00之前。
仓存物资中的特定物资,申购部门根据供应周期提前递交《物资申购单》。
直拨物资中的厨房食材按以下规定时间请购:
干货类,申购部门至少提前3天向采购中心提交《物资申购单》。
鲜货类,申购部门至少提前1天向采购中心提交《物资申购单》。
直拨物资中的其他专用物资,申购部门根据供应周期提前向采购中心递交《物资申购单》。
审批权限
单批次请购预算在1000元以下(含1000元)由部门经理核准;
单批次请购预算在1000元以上,10000元以下(含10000元),除部门经理签批外,还应由分管副总及总会计师核批;
单批次请购预算在10000元以上,50000元以下(含50000元),或超出当期请购预算的,除以上签批外,须经总经理审批。
单批次请购超出50000元的,除以上签批外,须报董事长审批。
食材请购统一由厨房负责人申请,餐饮部门负责人或分店负责人审批。
物资采购
物资采购统一由母公司采购中心负责,对于技术性强,要求特殊的专项物资采购,请购部门应当指定专人配合采购中心共同完成供应商选择、物资品种规格确定、询价谈判工作。
物资采购根据采购金额分为零星采购和批量采购。零星采购以一般以采购备用金方式支付货款,批量采购以与供应商订立购货合同采用月结方式结算货款,大额采购按国家法律法规进行招标采购。
物资采购根据采购时限分为一般采购和紧急采购。一般采购应遵循正常的采购流程,紧急采购主要是应对突发事件或紧急接待任务所需的物资、配件,如紧急抢修等,可采取先电话、QQ及微信等方式按审批权限向审批人请示购买,后补充完善审批流程。
采购中心根据《物资申购单》编制一式三联《采购订货单》,第一联留存,第二联财务报账,第三联仓库收货。
《采购订货单》审批权限:单次采购金额在5000元以下的(含5000元),由采购中心主任审批;单次采购金额在5000元