文档介绍：项目采购实施方案
采购工作基本程序
1、国内设备采购基本程序
分公司采购部工作内容及相关方
项目部
项目网络进度计划
招标方案申请
落实招标技术条件
编制项目采购计划
设计院
领导小组
项目部配合合
审批
编编制招标文件(询价文件)
项目部、领导小组
审核及审批
发出招标文件及接收招标文件(询报价)
招标办
招标办
组织及评审
开评标会
领导小组、招标办
确定中标人及发出中标书
签订合同
供应商、设计院
收取及确认图纸
催交、监造、检验、运输
货代
港口接货、内陆运输、检验、接收、(仓储)
通关手续、及海运
通关、装船、海运、保险
货代、项目部
2、第三国采购基本流程
分公司采购部(或设备公司) 工作内容及相关方
项目部
项目网络进度计划
招标方案申请
落实招标技术条件
编制项目采购计划
设计院
领导小组
项目部配合合
审批
编编制招标文件(询价文件)
项目部、领导小组
审核及审批
发出招标文件及接收招标文件(询报价)
招标办
国外供应商
设备公司
组织及评审
报价评审
领导小组、招标办
确定中标人及发出中标书
货代、项目部
签订合同
供应商、设计院
收取及确认图纸
CIF交货
通关手续
港口接货、内陆运输、检验、接收、(仓储)
采购人员配置
分公司成立采购部,岗位设置如下:
序号
岗位名称
职位
人数
职责
1
项目采购部经理
1
负责整个项目的采购工作
2
综合管理工程师
1
负责合同管理、综合计划编制及执行
3
设备采购工程师
2
负责所有设备采购、分包
4
材料采购工程师
1
负责所有材料采购、分包
5
监造运输检验工程师
2
负责国内设备催交、监造、运输、检验
6
单证员
1
负责海关单证处理
说明:各岗位人数根据项目进展情况适时进行调整,也可能1人多岗。
采购范围
整个项目全部工程物资,包括电解槽工程材料、移动工具、备品备件、移动工具、铸造保持炉、供电整流改造全部设备材料。并负责整个采购物资的合同签订、催交、出厂检验、运输、到货检验及现场安装调试指导、资料整理全过程。
采购策划
1、由委内分公司采购部组织实施,。管理范围包括货物离港及到达目的港之前的全部工作,目的港的清关、通关及委国境内运输(包括卸货)由项目部委托的货代公司组织完成。
2、当地采购由项目部实施。
3、为了降低风险、提高效率、保证质量,采购组与项目部协调,可将部分大型设备委托给制造厂负责安装调试,在设备招标时将一并给予考虑。
4、根据公司安排,可将项目部分设备材料进行分包(如中色科技分包5工业炉等)。
采购计划编制
1、参与人员:由委内分公司采购部经理组织编制,项目经理会审。
2、编制依据:项目部提供的项目总体网络计划、物资特性、制造周期等。
3、编制内容:包括名称、物资代码、特性、采购方式、招标时间、合同签订时间、制造时间、FOB交货时间、现场交货时间、采购控制费用等,还包括分工及责任关系、业主的特殊要求、经济原则、质量保证原则、安全保障原则、进度控制原则、费用控制原则、分包原则、采购协调程序、特殊措施等。
设备材料请购单
1、设备材料请购申请人:分公司采购部采购工程师
2、设备材料请购单编制人:设计院相关专业设计人员。
3、采购工程师应根据采购进度计划要求,提前向设计院发出拟采购设备材料请购通知,设计院应及时提供设备材料采购技术条件(请购单)包括采购数据表、技术说明书、包装运输要求、设计图纸等。
4、设备材料请购单应由设计人员编写,专业负责人审核、总设计师审定、设计单位盖章,及时以纸质版快寄给项目采购工作组,并同时发送WORD或EXCELL版本电子邮件。
5、设备材料请购单原件由综合计划工程师保管,复印件交采购工程师编制招标文件(询价文件)。
6、设备材料请购单作为采购最终依据,应对设计院进行考核,考核内容包括提供请购文件的及时性、内容的可靠性,全面性。若由于请购文件的不准确导致采购失误,设计院应承担一定的责任包括经济损失。
6、设备材料请购申请单格式:
7、设备材料请购单格式:
8、技术说明书格式:
招标申请
1、招标申请表提出人:采购工程师。
2、招标申请表格式见附表:xxxxXXXX项目采购申请表。
3、招标申请表内容包括项目名称、招标序号、招标内容、规格数量、采购方式、拟邀请单位、采购计划时间、审核、批准。
4、采购工程师应按批准的招标申请组织采购。
5、招标申请表应与其他文件一起归档。
附表
xxxxXXXX项目采购申请表
编号:XXXX-004 201 年XX月XX日
项目名称
xxxxxx