文档介绍：公司档案管理制度一、总则1、为了规范公司档案管理,特制定本制度。2、本制度适用于公司的档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室,办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求1、档案是指本公司过去和现在,在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室,隶属于办公室,并设置档案管理员,负责档案的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责,档案管理员必须严格履行职责。3、档案应按标准规范进行分类,有规范的档案编号和标签,并建立电子与纸张分类目录。4、档案的借阅和移交、销毁,必须按照公司管理规定执行。三 、档案分类(一)档案质量1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写,字迹要工整,清晰,封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件材料之间的联系,区分不同的价值,便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》,档案盒内文件没有提名的,由档案人员根据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人,审核人,立卷时间。(二)立档1、档案文件材料按照批复在前,请示在后,正件在前,附件在后,印件在前,定稿在后,重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的请示与批复,有批复的在批复年立卷,无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。3、档案文件资料按时间顺序排列,收交时公文处理用纸在前,收文在后;内部制发文件,发文正稿在前,依次为公文处理用纸,发文底稿。(三)分类1、档案各级分类应赋予统一名称,其名称应简明扼要,以充分表示档案内容性质为原则,并要一定范畴,不能笼统含糊。2、公司档案大致分为以下几类:、:a、集团资料各类营业证照(营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等公司章程集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文b、红头文件公司下发和上报的各类正式行文c、外来文件各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件d、会议资料会议纪要利用明源流程存档专题会会议讲义e、法律文件合同、协议审核;诉讼材料f、物资采购合同g、车辆资料公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、:(1)、集团证照资料:由专员关注各类营业证照更新时间,在证照更新后1周内提出档案复制申请,取得复印件存入档案室,并统一加盖“仅限用”字样。(2)、行政文件:红头文件、法律文件于每月第一周移交;外来文件、车辆资料由专员处理完成后3日内直接移交。(3)、法律文件:法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。、、归档范围(1)劳动合同、聘用协议;(2)一般员工调动、任免、离职、降职文件;(3)职称评定材料;(4)面试表;(5)劳务合同纠纷及处理材料;(6)员工培训计划、总结、、归档要求(1)员工个人档案由专员保存于部门档案柜;(2)绩效管理资料由专员于每年2月份移交档案室;(3)薪酬资料由专门负责人保管。、、归档范围(集中于工程部)(1)勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同(协议)。(2)预算、结算文件:(3)项目核准(立项)阶段(4)方案审查阶段(5)初设审查阶段(6)施工许可证阶段(7)、归档要求(1)政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件,由报建人员取得后3日内移交档案室;销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。(2)工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段,在阶段工作完成之日起七日内移交给专员保管。(3)施工图纸由工程部资料员按组团保存完整,并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图(变更图纸)上加盖“变更确认”章。(4)招投标文件、合同类档案传签完成后,由经办人移交给专门负责人,专门负责人存入档案室一份,在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。、、归档范围a、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证;b、会计账簿类:(1)总账;(2)现金日记账,(3)银行存款账、银行明细账;(4)辅助账簿;c财务报告类:(1)年度决算报表(经会计师事务所审计后);(2)月度、季度财务报表;(3)不定期重要一次性报表;(4)审计报告;(5)验资报告;(6)资产