文档介绍：各部门立卷,归档的要求目前,我校应归档的立卷部门有三十个部、处、室,十四个系,共约四十余个单位。少数部门做到了按时归档(每年一次),大多数部门多年未进行归档。这种局面,极大地影响着我校的档案事业,如不及时修正,会给我校历史资料的留存造成重大损失,给档案的保存和利用形成严重阻滞。为了指导各立卷部门做好归档、立卷工作,我们提出如下要求,借以保证立卷归档质量。考虑到各部门积存资料较多、立卷困难等因素,我们提出的要求和做法尽可能有针对性、可操性,且简明扼要:什么材料归档?什么材料不归档?我校及各部门在工作活动中形成的文件材料均应归档;上级、同级机关发来的文件材料中,须我校贯彻执行的均应归档;外单位形成的,与我校有关、涉及我校事务的文件材料均应归档;上级机关下发的普发性不需我校办理的文件材料不应归档;我校领导人兼任外单位职务形成的与我校无关的材料不应归档;我校汇集的作为自己工作参考的外部文件材料不应归档;同级机关发来的不需贯彻执行、不需办理的文件材料,不应归档。如何立卷?面对大理的应归档材料,各部门首先应当分类。分类的根据是《忻州职院档案实体分类和档号表》,根据此表确定本部门归档材料的类别。并细分到二级类目,我校各部门的职能不同,所以在工作活动中形成的归档材料的档案类别也不一样。有的部门职能单一,其形成的归档材料的类别也少,如基建处、计财处等。有的部门有多重职能,其形成的归档材料的类别亦多,如组织(人事)处等。还有的部门具有综合职能,如党(院)办公室,其形成的归档材料几乎涵盖了我校所有扔档案类别。因此,各部门要根据各自的实际情况,对照我校《档案实体分类和档号表》确定归档材料的所属类目,尽量做到分类准确、不交叉。归档材料组合成卷的要求:1、首先要分年度。不同年度的归档材料不能放在一起组卷。但请示与批复应放在复文年立卷,跨年度的总结放在针对年立卷,跨年度的会议文件放在开幕年立卷。2、其次要分问题。同一问题的归档材料组合在一起立卷,不同问题的归档材料分开立卷。3、注意成套性。有些归档材料是成套的、成体系的,不可分散立卷。如重要会议、基建项目、设备、科研项目等,可按成套性要求组合在一个单元内。4、不同保管期限的归档材料原则上应分开组卷。永久的组合在一起,定期的组合在一起,不能把永久、定期混在一起组卷。卷内文件排列的质量要求:将排好顺序的卷内文件材料编上页码。页码一律用铅笔顺序填写,既不能生号和漏号也不能前后交错。页号一般填写在右下角。卷内文件目录的填写必须规范。“档号”是指本案卷所属分类号码及排列次序。各部门填写时应按照《实体分类及档号表》的规定标注到二级类目即可。如“2009-JX14-”;“顺序号”也称“件号”,以件为单位依次填写;“文号”应填写文件上原有的字号,文件上原来无编号的,此栏可不填写。“责任者”即指此文件的形成者,一般应填全称,填不下时可填标准简称,“责任者”不可空缺;“题名”一般按原文件题名填写,没有题名或虽有题名但无实质内容的应重新填写;“日期”一律按正文后的落款日期填写,写成8位连续码。如:2000年3月8日。应填为20000308;“页号”填写每个文件对应的启页