文档介绍：归档文件收拾整理要求
1,归档文件收拾整理
将归档文件以件为单位进行装订,分类,排列,编号,编目,装盒,使之有序化的过程.
2,归档文件的收拾整理单位.
平常以每份文件为一件,文件本来与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表,名册,图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件.
3,收拾整理原则
依照文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和使用.
4,质量要求
,字迹模糊或易退变的文件应予复制.
收拾整理归档文件所行使的书写材料,纸张,装订材料等应吻合档案珍爱要求.
5 收拾整理方法
装订
,本来在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后.
分类
归档文件可以采用年度――机构(题目)――保管期限或保管期限――年度――机构(题目).
按年度分类
将文件按其形成年度分类.
按保管期限分类
将文件按划定的保管期限分类.
按机构(题目)分类
将文件按其形成或承办机构(题目)分类(本项可以视情况予以取舍).
排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结应时刻,,统计报表等成套性文件可集中排列.
编号
归档文件应依分类方案和排列次序逐件编号,,年度,保管期限,件号等必备项,并可设置机构(题目)等选择项.("*"号栏为选择项,).
全宗号:档案馆给立档单位编制的代号.
年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978.
保管期限:归档文件保管期限的简称或代码.
件号:文件的排列次序号.
件号包括室编件号和馆编件号,:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列次序从"1".
机构(题目):作为分类方案类目的机构(题目)名称或规范化简称.
编目
归档文件应依据分类方案和室编件号次序编制归档文件目录.
,,责任者,文号,题名,日期,页数,备注等项目.
件号:填写室编件号.
责任者:制发文件的团体或小我,即文件的发文机关或署名者.
文号:文件的发文字号.
题名:,可自拟问题,外加"[ ]"号.
日期:文件的形成时刻,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909.
页数:.
备注:解释文件需说明的情况.
归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准