文档介绍：陕西国诚中电科技有限公司
公司办公OA系统方案
部门
设计
校对
日期
目录
一、公司现状分析 1
二、OA系统定位标准 1
三、OA系统功能模块 1
四、预计OA系统应用效果 5
五、厂商比对 6
六、结论 8
一、公司现状分析
目前公司尚无系统化办公软件,导致存在诸多问题,主要分析如下:
公司各部门诸多业务处理和操作工序繁杂,报表种类繁多无统一办公平台;
缺乏标准化、规范化的科学管理手段,导致公司各部门在理解、贯彻、执行公司政策和法规方面相互之间存在差异;
办公用品、会议管理、车辆、投影仪、公用电脑等的使用申请仅靠纸质登记,无电子留档,且纸质申请过程繁琐,影响办公效率;
各部门之间数据信息不能共享、信息交换缓慢、管理成本高、工作效率低,重复作业多;公文下达上传速度慢、沟通困难、信息传递失真等;公告通知仅依靠微信告知员工,留底、存档工作很难进行;
领导无法对业务过程和企业资源进行科学、有效、及时的优化配置和监管;
大量的极其有价值的历史数据被丢失,对企业业务的长期发展造成损失;
办公信息化程度普遍不高,公司仅仅依靠网站,介绍本公司的情況,而企业内部的信息处理仍然处在office +打印机的层面上;
公司审批流程通过纸质版审批周期较长。
因此各部门为更好的梳理办公流程,提升办公效率,提升公司信息化办公水平,拟上线OA办公系统,并制定此方案。
二、OA系统定位标准
根据公司办公需求,本次上线OA系统用户人数为100人,将建设一个运行稳定、适应长远发展的网络办公系统,实现“网络办公”、“网络沟通”、“网络审批”、“知识管理”、“网络决策”的信息化建设思路,实现信息高效传递、无纸化协同办公、远程移动办公、科学规范管理,使工作效率明显提高,使员工工作更加简化,使信息获取更加容易,使决策制定更加准确;使管理变得更加灵活、更加科学,抗风险能力、创新能力、应变能力迅速加强,历史数据长久保存,从而最终提高企业的综合竞争力。
三、OA系统功能模块
根据所定OA系统标准,选择所需功能模块包含有以下方面:
个人事务:
电子邮件:用于内部邮件、外部邮件的收发,相互转发;
内部短信:主要起通知、提醒和交流作用;
任务中心:协同处理临时事项,并对完成进度进行记载;
公告通知:具有通知公告查看和查询等功能;
新闻:新闻的评论、管理和查询功能;
投票:主要用于意见收集、民主决策、结果测试等;
个人考勤:主要用于对公司内部员工考勤的管理,包含外出登陆、出差登记等;
日程安排:主要是对未来要做的事务进行安排、提醒、查询和管理;
工作日志:主要是对已经做的工作进行记录,如周报,月度总结等;
个人文件柜:用来存放个人文件。支持建立多级目录,可共享给他人阅读;
工作流程:
新建工作:发起流程,从对应流程文件夹中选择需要的模板,开始填写表格;
待办工作:审批流程,可以审批各用户转交来的流程;
工作查询:查询自己发起和审批或被授权查询的流程,查询结果可导出 EXCEL;
工作监控:可以对有监控权限的流程进行转交、委托、结束及删除等;
数据报表:事先设置流程报表,自动汇总形成图表,如汇总求和,计算平均值等;
超时统计:对办理中的流程超过规定时间的流程进行统计;
工作委托:因出差等原因需事先把自己审批的流程委