文档介绍：电子文件归档整理
一、电子文件整理的前期准备工作
1、学****和掌握以《规则》为核心的电子文件整理方法,在真正掌握电子文件整理方法之后,才能开展整理工作。
2、学****并掌握《广西壮族自治区电子文件整理质量标准》,确保和提高电子文件整理质量。
3、配备配齐归档电子文件整理工作必需的软硬件设施。电子文件整理在计算机和网络环境下进行,计算机设备和网络设备等相关配件配齐之后,才能开展电子文件整理工作。
4、安装并使用专门用于电子文件的归档整理工作的软件如《》。
二、电子文件整理原则
1、归档电子文件整理总的指导思想:简化整理、深化检索
在电子文件整理和电子文件检索两项工作中,两者的关系很明确,整理是档案工作的基础,检索是档案工作的目的。前者要服务于后者,后者工作的质量取决于前者的工作质量。整理的整个工作重心要紧紧地围绕检索的需要开展工作。
整理是使档案工作有序化的过程,检索则是档案工作的出发点和工作目的,只有在科学整理的基础上,检索的查准率、查全率才能达到100%,并实现便捷、快速检索,消灭“死档案现象”,只有如此,档案工作的价值和作用才得以实现。
因此,整理是第二位,检索是第一位。整理的目的是为了更好地检索,而是否有利于检索则是检验整理工作的标准。毋庸置疑,检索决定整理,整理要随着检索的需要而改变、改革。
在电子文件、电子档案时代,检索是计算机的自动智能检索,是“点”对“点”一步到位的全文检索而不是传统的全宗――类目――文件――全文层层检索,因此,传统意义上的整理是不能适应现代化的检索需要的,所以,只有现代化的整理方法才能适应现代化的检索需要,“简化整理、深化检索”应运而生。
简化整理,就是要简化传统整理工作中不适应现代化检索要求的方法,其体现在整理的各个工作流程中就是要减少、弱化,甚至消灭繁锁、复杂的人工方式方法,逐步以简化、实用的现代化的方式方法取而代之。如电子文件收集,我们通过计算机以及电子文件管理系统就能即时采集到齐全而完整的电子文件;
电子文件的归档与不归档工作流程,我们只需要使用计算机、应用电子文件管理系统,以“确定”和“取消”的方式进行,就能确定电子文件的归档与不归档,便捷、快速、准确;电子文件年度的划分,绝无差错;电子文件的分类,只需要在类目――年度――期限下进行,就已经很便于计算机和电子文件管理系统“点”到“点”的直接检索,而检索相比较人工的类目――年度――期限――机构或问题的层层分类要简化、准确、快捷;
著录工作,计算机和电子文件管理系统能实现除了期限的划分以外的全部项目的自动录入工作而无需人工的逐个著录,省时、省力、省心;机读目录的制作,计算机通过电子文件管理系统就能自动生成。整理工作的简化是不言而喻的发展趋势,而“深化检索”则是电子文件现代化管理的前提,为了符合计算机电子文件管理系统检索功能的需要,所有电子文件著录要素项目必须全面、完整、准确。因此,著录工作要深化,这是检索工作的基础。