文档介绍：企业文档管理公司文书管理办法一、文书管理包含外来文件及自制文件两种。二、外来文件包含公文、传真资料、法律条款、地方性法规、国家标准、行业标准、企业标准等项目。内部自制文件包含本集团系统内部文件和对外业务文件。三、文书归口管理部门为集团总经办;分公司由人行部;自制文书的会签必须经总经办。四、收文外来文件收文由公司总经办/人行部文员登记,请示部门经理文件是否转发,转发时按自制文件会签程序会签后转发。五、自制文件1、拟制:由文件起草部门拟稿,文稿要求语言通顺、逻辑清晰、简洁易懂、文字严肃,避免使用晦涩及地方口语等词汇叙述。文件尽量不制定补充规定,如需要增加补充、修改条款,可将原文作废重新制定,以保证制度的连贯性。部门经理审核后方可打印,打印时须按照集团《关于公司统一公文处理规定》(见汇编“办公管理制度”中“企业文档管理”类)中规定的格式进行编号排版,打印后认真校稿,与原稿核对无误后方可进入会签程序。2、会签:(1)、由文件起草部门确定并填写《文件签发审批单》:注明文件名称、编号、文件类别、主要内容、密级、发文日期、主送单位、抄送单位、会签范围(写明需要参与会签的部门名称、副总职务名称)(2)、以文件内容相关的部门、相关集团副总、总经办/人事行政部、总经理的顺序会签,将文件正文与文件会签单一同在会签范围内传阅。(3)、各部门收到需要会签的文件时,须本着认真的态度,必要时征集本部门员工意见,尽量提供相关资料供起草部门参考。(4)、自收到需会签文件起各会签单位及个人须在处理时限内回复,提高效率,文件拟制部门负责文件会签跟踪工作。(5)、各会签单位必须在会签单上签名且标注日期,以明确责任。(6)、文件会签至各副总后,由文件起草部门依据会签意见结果,汇总整理,再次修订后;方可交总经办,由总经办按各部门会签意见再审后交总经理审批。3、批示总经理或其他被授权批示者作最终的批示,并签字。4、出稿复印、下发(1)、文件起草部门将修订后的文稿拷盘,由总经办/人事行政部文员出稿。(2)、总经办/人事行政部文员对外来人员自带的软盘先做病毒检查(有病毒的软盘应拒绝接收,并礼貌解释表示歉意)。(3)、总经办/人事行政部文员接稿后,应认真检查文件签批手续是否齐全,打印稿排版是否按《公司行文规范》,美观合理,对文字进行最终校对,发现有误可与文件拟稿人联系确认后修改。(4)、总经办/人事行政部文员按《文件签发审批单》中注明的份数复印下发。(5)、需要对外发文时,由总经办/人事行政部文员打印、盖章、封装、寄发。(6)、收到文件的单位及个人须在文件发放记录中签字确认,文件发送到各部门后,部门经理应组织本部门人员学****并妥善保管,装订成册,便于查阅、执行。(7)、总经办/人行部每月定期检查各部门的文件传达及保存情况,如有文件丢失或传达不到位,则报人力资源部作为绩效考核项目。5、归档(1)、所有签成正本文件均需由总经办及人行部(人行部只负责对接收文件和本分公司自制文件)归档存查。(2)、若执行部门必须使用正本时,可暂时借出使用后归还,若正本必须寄出或无法取回时,可存档复印件。(3)、存档文件保存期限10年,届时列表报批后监督销毁。六、公文机密等级1、秘密文件是指以集团或集团各部门、各分公司名义下发的,可以在公开场合学****讨论、并要求贯彻执行的文件,以及有关的规章制度等。2、机密文件是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的,只供个别部门或相关人员学****贯彻执行的文件,如:有关人事任免事项;质量问题通报;产值、产量、利税、库存产品、用肉量等统计数据;供货厂家、销售客户资料等。此类文件的阅办人只可在规定时间内传阅不能留存或复印,事后,当需要再次查阅时,需向总经办办理文件借阅手续,当场借阅当时还。3、绝密文件是指以集团或集团各部门、各分公司名义印发的,只供高层领导或极小范围内人员了解、知悉的文件,如:希波员工的工资体系和标准、品控部的工艺流程、工艺标准、品质检验报告、生产配方、制造成本、研发部的新品开发计划、正在研制中的新产品的实验数据、产品的配方、销售公司的产销量、营销机制、促销方案、营销价格等,此类文件应严格控制印发数量和印发范围。4、各级人员必须严守秘密,有泄密事件发生,按《保密制度》处理。七、公文处理时限1、特急件:各会签单位需在半小时内回复,随到随办。2、急件:各会签单位需在1小时内回复,一天内处理完毕。3、普通件:各会签单位需在4小时内回复,三天内处理完毕。4、超过处理时限的文件,由文件起草部门催办。附件:文件签发审批单文件名称编号密级主要内容类别拟制部门拟制人部门经理主送单位抄送单位会签范围及会签意见部门经理副总总经理注:1、文件经总经理签批后,发放用印时不必使用用印审批单。2、各部门、副总、总经理会签意见可另附纸。公司统一公文处理的规定一、公文的性质公文是处理公务的