文档介绍：:..第二章其他行政制度汇编一、文书、档案管理制度建立完善的文档资料管理系统,是办公室正常运作的基本,是提高办公室运作效率的保证。管理系统包括对文件档号、行文格式的统一。文件收发、文件立卷归档的规范化。(一)凡向外部门发出之正式文件,均需编写文件档号。档号样本:高盛总办[2002]第012号 分公司简称部门简称发文之日历年序号(二)注释:(1)总部/分公司简称 高盛集团:高盛高盛大厦物业管理有限公司:大厦明和美居物业管理有限公司:美居程泰物业管理有限公司:长高盛创世文化传播有限公司:创世(2)各部门简称 集团总经办:总办财务部:财务审计部:审计人事部:人事行政部:行政发展部:发展招商部:招商物业部:物业客户部:客户保安部:保安消防中心:消防清洁部:清洁(三)行文格式1、除综合性报告外,其他内容的文件应当一文事,避免一份文件内请示、报告、要求解决多个事项。2、行文内容必须准确,呈总经理核签的文件应附相应的有关补充资料或说明文字。3、凡各类文件均须依照集团公司规定格式撰写。(格式样本附后)4、公司文件一律采用A4纸打印,字体统一用宋体。(四)文件审核1、各主管人员审核评文书的要点是:内容是否符合公司政策和规章制度,文字是否简练达意,格式是否符合等。2、有关集团申购杂项、宿舍、司机、维修等事物由行政经理复批后转交有关部门或负责人跟进。3、有关集团人事工作的文书交由集团人力资源部处理。4、有关集团总部、各分公司的重要文书,如超出有关部门负责人审批权限的,必须经集团总经理审批方可执行。(五)文件收发规定1、向公司外部单位发出之文件,应尽量用电脑编写并使用纺一的格式。2、总部各部门传真需报送集团行政部统一登记办理,传真首页使用统一格式(见附件)。3、文件发送由送件人将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记于发文登记表。如人事任免、员工考评、财政收支、项目拓展、商情等机密文件,必须密封好签封后派专人发送签收。4、外来文件由专人负责签收、登记。签收人应于接件当天按文件的要求报送有关部门。如需传阅,由有关主管人员签署“传阅”字样后,交有关同事传阅。(六)公司报刊、信函、传真收发制度1、报刊订购与收发(1)报刊订购,各部门将需订阅的报刊申请单呈交行政部统筹,由行政部统一订购。原则为每半年订购一次。(2)报刊收发,前台接待员每天点算清楚当日收到的报刊,再分门别类派送到相关部门。2、信函、传真收发各部门所有对内/外之信函、传真均由行政部先行登记再寄发。(七)文件立卷归档制度1、文件存档(1)发出文件与收到文件需分开存放。(2)根据文件档号、日期、顺序、文件类别对发出/收到之文件进行分类存档,编制目录。2、文件保存期普通文件基本保存期为两年,重要文件根据具体情况而定。(八)声像档案管理方法1、定义:多媒体音像产品,操作软件、学****培训光盘、企业宣传录影带、活动录音带、照片等。2、整理:对有关的音像品进行分类、编号、编排目录,系统管理,便于查找。3、保管条件:根据音像产品的保管要求进行保管,以免数据丢失或损坏。4、定期检查:对有关存放的声像档案进行检查。行文格式高盛集团文件高盛总办[2002]第012号