文档介绍：文书档案管理东莞市档案局监督指导科2012年3月13日文书档案授课讲议第一章归档文件第二章归档文件的形成第三章文件归档第四章归档文件整理方法——单份文件整理第五章归档文件整理方法——立卷法第一章归档文件第一节归档文件概述第二节归档文件的种类第三节归档文件的体式与稿本一、:文书档案是记录政务活动(包括党务、行政管理等)的档案。它记录了机关、团体、企业、事业单位所从事的各种管理性活动,如党务管理、政务管理、财务管理、人事管理、业务管理、科研管理等。因此,文书档案通常也被称为管理性档案。:文书档案来源于文件。文件办理完毕之后经鉴定具有保存价值的部分,经过归档整理,转化为文书档案。可以说,文件是文书档案的前身,文书档案是文件的归宿之一,“文件”与“文书档案”实际是同一事物在生命周期的不同发展阶段的不同称谓。(文件生命同期理论)第一节归档文件概述一、文件与归档文件文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录,通常具有一定的体式和处理程序。与文件一词相近的有“文书”和“公文”文书是组织和个人在社会活动中直接记录下来的信息材料。公文是机关组织在履行公务过程中直接形成的信息材料。“文件”一词最早见于清末。概念外延十分广泛,除各种收发文,如命令、指示、决定、通知、通告等公务文书,也包括个人在私务活动中形成的各种私人文书,如信函、日记、证书、遗嘱、家谱等。主要载体形式是纸张,但磁盘、光盘等新型特殊载体也在得到广泛使用。文书立卷、文件立卷或公文立卷均指同一概念。档案工作所指的文件主要是不同形成主体在各自公务活动中产生的公务文书。二、归档文件的特点归档的定义:是指一系列的公文处理程序之后,办理完毕且具有保存价值的文件要经过系统整理及时移交档案室或档案馆集中保存,这一过程通常称为“归档”。归档文件具有以下特点:一是从公文处理流程来看已经办理完毕;二是按照各单位《文书档案归档范围和保管期限表》的要求,属于应归档范围,具有继续保存备查的价值;三是必须按照规范要求进行了系统整理。第二节归档文件的种类归档文件种类即为公文的种类,简称文种。按《中国共产党机关公文处理条例》中规定,对外发文文种有14种:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。按《国家行政机关公文处理办法》中规定,对外发文的文种有13种:命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。文件分类一、根据文件的使用范围划分:通用文件、专用文件和科技文件;(一)通用文件指党、政、军各级机关和人民团体、企事业单位在行政管理中普遍使用的公文。如公函、通知、通报、指示、决定、决议等。1、按行文方向划分:上行文、下行文与平行文三种。上行文指直属上级领导机关报送的文件,如报告、请示等。下行文是指本机关为了布置或进行宣传教育、业务指导等,而向所属的下级机关发送的文书,如命令、指示、批复等。平行文是指同级机关或不相隶属机关之间为了联系事务、商洽问题或知照情况等,而相互发送的文书,如函、通知、介绍信等。2、按文件的来源划分:发文、收文二种;发文是指本单位拟制的文件。二种情况:一是本单位在开展职能活动中因工作需要而拟制的向外单位发出的文件,称为外发文,主要文种是《国务院公文处理办法》中规定的12大类,如,请示、批复、通知、函等,通常以红色版头的形式发布。根据行文关系,向上级单位发上行文,向下级单位发下行文,向平级或不相隶属单位发下行文,具有法定的权威性。二是发文是本单位为处理日常事务而使用的文件材料,称为内发文或内部文件,主要文种有计划、总结、会议记录、调查报告、大事记、规章制度等,这部分文件不能地外行文,如因需要,可附在对外发文的文种之后。