文档介绍：办公用品管理制度
为规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序,使之管理有序,责任明确,节俭节约,避免浪费,特制订本制度。
一、办公用品的分类
1、按使用的性质分为低值易耗品和高值保管品两类。
2、低值易耗品主要指:签字笔、圆珠笔、铅笔、刀片、胶水、胶带、气泡袋、大头笔、割刀、刀座、绑带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、复印纸、打印纸、便签纸、橡皮擦、原子笔、笔芯、夹子、涂改液、白板笔、萤光笔、记事本、电风扇、线插板、剪刀、钉书机、计算器、电话机、装订机、档夹、裁纸刀、印泥等价值较低的日常用品;
3、高值保管品为:电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。
二、办公用品的管理责任部门
1、公司办公用品的管理统一归口为公司行政部。行政部于每月5号发放办公用品;
2、办公用品分常规费用和非常规费用两大类,其中常规费用对应日常耗用的低值易耗品的费用,非常规费用对应高值管理品一项,高值管理品不设月度计划,根据实际需要情况通过正常审批程序购置。
三、办公用品的申请
1、办公用品的采买或者领用申请需要填写《领料单》。公司低值易耗办公用品的申请同意人为部门主管及以上管理人员。各级管理人员应当根据自己部门的办公需要,及时地提出申请。
2、在填写《领料单》后,申请人应当将申请单交由行政部门负责人审查批准。审批人是办公管理费用控制的责任人,其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任。
四、办公用品的采购
1、行政部应当做好供应商的建档工作,编制出常用办公用品的价格表,把握好办公用品的价格行情,做好供应商的比较、甑选工作,尽最大可能控制好办公用品的采购成本。
2、行政部将根据公司日常办公需要,对一些常用的办公用品进行批量购买,在办公室保持一定库存,以保证正常办公需要的及时满足,提高供给效率。
3、原则上,所有办公及日常用品的采购均应由行政部负责采购,但对于紧急情况以及行政仓库内没有的低值易耗品,可由使用部门自行采购,采购后及时办理入库领用手续,采购费用由行政部签字后进行报销。
五、办公用品的入库管理
1、在供应商送来所购的办公用品后,应首先由行政部办理入库,进行登记后,再由各部门进行领用。
2、备用的办公用品由行政部统一保管。公司为行政部划定相应的存放区域,实行封闭保存。由各部门申请的办公用品应当及时发放。
3、发放出去的办公用品应当由行政部做好相应的领用记录,明确领用部门,领用人,领用日期。
4、对于大件管理品实行保管责任制,实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法,对保管责任进行归属。行政部将根据不同时期的现实情况合理编订纳入保管责任制的大件管理品目录。
5、对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗,将根据个人责任的程度,由责任人承担所造成相应损失部分的赔偿。(责任认定分3等,含完全责任、一般责任和轻微责任,分别对应80%,50%,20%的损失赔偿比例。损失的计算按历史采购成本计算,根据行政部事先公布的该类办公用品的使用年限,在计提折旧后得出。如存在产品更新换代,市面购置价值降低的,也可以直接按重置成本计算,两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。)
6、实行定期盘存制。盘存频率为一月/次,人事部应于每周进行大件管理