文档介绍：为了适应机关档案工作发发展的新情况,提高机关档案工作规范化、标准化水平,更好地积累、保护和利用档案,为机关工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《湖北省档案管理条例》、《机关档案工作业务建设规范》等规定,结合本省档案工作实际,制定本规范。一、机关档案工作的主要任务1、贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策,制定本机关、本系统(行业)或所属单位的档案工作规章制度。2、集中统一管理本机关各种门类和载体的档案,确保档案的完整与安全。3、积极开发利用档案,为机关各项工作服务。4、按照有关规定向档案馆移交档案和相关资料。5、对本机关各部门文件材料的形成、积累、立卷、归档进行指导。二、档案工作制度1、本机关档案工作制度。(1)立卷归档制度。内容包括公文处理与业务(或承办)部门立卷责任、归档范围、保管期限表('三合一'制度)"。"三合一"制度格式见附件一。填表方法如下:种类:填文书、科技、会计、声像、电子、实物及其它专业文件材料的名称。类别:填分类类名。文书文件材料填内设机构或问题的类名;科技文件材料填基建、科研、设备等;会计文件材料填凭证、帐簿、财务报告、其它等;声像材料填照片、录音、录像等;电子文件材料填磁盘、光盘等;实物填奖品、印章、字画等。归档范围:填应归档的文件材料内容,一般由责任者、问题、文件材料名称组成。保管期限:逐条填写文件材料应保存的期限。(2)档案保管、统计制度。主要包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施,档案收进移出记录,档案工作统计、库房温湿度记录等。(3)档案保密、利用制度。保密制度主要包括档案的保密措施和对档案人员、利用者的保密要求等;档案利用制度主要包括利用的范围、方式、要求、审批手续及利用登记、效果反馈与登记等。(4)档案人员岗位责任制。主要包括档案人员的岗位职责、奖惩办法等。2、本系统(行业)或所属单位档案工作管理办法。主要包括档案工作管理体制,档案工作机构、人员、经费,档案管理和利用方法,档案人员业务培训,档案工作指导、监督、检查,档案工作目标管理和创建档案工作先进系统的措施等。三、归档文件材料的收集1、文件材料的收集范围。主要收集反映本机关职能活动、历史面貌及产权关系的文件材料,其中本单位的正式发文和会议材料应收两套(其中一套作为备用文件)。具体收集范围按国家档案局制发的〈机关文件材料归档和不归档的范围〉规定执行。同时收集与档案有关的资料。2、文件材料的接收时间。文书文件材料(含电子文件)于次年六月底前归档。科技文件材料于项目结束或中止后归档(其中设备随机文件材料在开箱时办理归档手续)。会计文件材料于次年六月底前立卷,由财会部门保存一年后向档案部门移交。其它专业文件材料一般在次年上半归档,有特殊规定的按其规定执行。声像材料、奖品、印章、字画等随时归档。3、档案接收的要求。归档文件材料齐全完整,案卷质量符合有关规定,交接及时、手续完备。机关各部门向档案室、档案室向档案馆移交档案和相关资料时,要填写"档案、资料交接文?quot;(格式见《档案交接文据格式》GB/T13968-92)一式二份,档案室向档案馆移交档案时,还应同时移交案卷目录一式二份。三、归档文件材料的整理1、划分全宗。一个立档单位(即具有独立法人资格的单位)在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。(1)新成立的单位(如安全局、扶贫开发办、移民局、国资局