文档介绍：目的为规范公司人事档案管理工作,维护人事档案材料完整性和安全性,结合公司实际情况,制定本制度。范围本制度适用于**物业管理有限责任公司总部(以下简称总部)及各分/子公司的人事档案管理工作。职责总部人力资源部:负责人事档案管理制度的拟定与执行;负责总部的人事档案收集、归档与整理工作,并确保档案的完整、安全及保密性;负责指导、监督各分/子公司人事档案管理工作,并定期进行检查。 分/子公司人事行政部:负责根据制度的要求,建立健全人事档案资料,并确保档案的完整、安全及保密性;负责定期检查档案资料,对遗失、缺漏项及时进行补充。方法和过程控制人事档案资料归档范围公司全体员工的个人档案(基本信息、入职档案、培训档案、绩效管理档案、晋升档案、异动档案、离职档案、薪酬档案等相关档案)及通知、协议书、任命书、合同、委托书等资料都应该进行归档,以便查找使用。 人事档案管理的内容及操作要求员工基本信息1)内容包括:员工个人身份证复印件、学历证书复印件、4张1寸白底免冠照、个人简历表、银行卡复印件、与原单位解除劳动合同的证明、岗位技能证书及各类资格证书复印件;2)操作要求:⑴员工个人身份证、学历证书应在相关网站查询辨别真伪,打印归档;⑵员工入职后,其岗位技能证书和职称资格证书原件应无条件给公司使用;⑶员工必须在工资卡复印件签署:“请将个人工资发放该卡”并署名;⑷财务岗、技术岗员工必须具备上岗证或从业资格证书入职。员工入职档案内容包括:员工入职登记表、规章制度学习回执书、廉洁承诺书、员工体检证明、面试评价表、录用审批表、薪资核定表、劳动合同书/实习协议书、聘用协议书、保密协议、背景调查证明等个人入职基本信息资料;操作要求:⑴员工入职登记表中紧急联系人及其联系方式、员工详细的家庭地址或通讯地址必须清晰完善;⑵劳动合同主管级以上员工首签3年以上,续签5年以上;⑶财务岗、项目经理、部门负责人及以上员工必须进行背景调查;⑷入职资料应齐全并及时收集归档,定期检查;⑸针对接触公司或员工涉及信息人员必须签订《保密协议》。员工培训档案内容包括:员工在职期间参与的培训签到表、培训效果评估表、培训成绩、委外培训时签订的培训服务协议书以及培训所得证书等;操作要求:⑴员工参加公司出资组织的外部培训,若与公司有签订《培训服务协议》的,《培训服务协议》应一周内收集归档;⑵员工参加公司出资培训且单项金额超过2000元以上的,若有取得相关资格证书,其证书复印件应交由人力资源部一周内收集归档;⑶公司全额出资帮助员工培训并取得上岗证或技能职称证书的,原件和复印件须存放公司。员工晋升档案内容包括:员工异动审批表、员工任命书、薪资调薪表;操作要求:员工任命审批表、薪资调薪表审批结束后即进行归档。员工调动档案内容包括:员工调动函、调动审批表;操作要求:审批结点结束后即进行归档。员工离职档案内容包括:离职手续会签单、物品资料工作交接清单、离职面谈表、离职申请表、离职证明存根单、(补偿金协议);操作要求:⑴资料必须齐备;⑵员工办理离职手续完善后即收集资料并归档。薪酬考核档案内容包括:试用期考核表、员工试用期转正表;季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈表;调薪申请单、调薪/降薪记录单;操作要求:及时存档,资料应保密。其他档案1)各类奖励、处罚记录,等其他补充协议。人事档案的借阅管理员工个人档案原则上不允许私人借阅,如因工