文档介绍：莃部门会议芀    一、部门会议的基本特点膀    1。部门会议是公司或企业各个部门内部召开的会议肅    2。通常是由部门主管召集,由部门的成员参加,有时邀请上级领导列席肄    3。会议的内容多是总结上一阶段本部门的工作,并围绕整个公司的规划与总体计划对下一阶段的工作进行安排芁    二、如何提高部门会议的效率艿    1。会前薄    确定会议的目的并尽早告知参会人员。让参会人员尽早知道会议目的,使其对会议所要讨论的内容有所准备,可以提高会议的有效性。选择合适的开会时间和地点会起到意想不到的作用。袄    会议时间和地点的恰当选择往往是常被忽视的一个前置作业,会议召集人不能随意制定一个开会的时间与地点,就要与所有的人配合,否则,“因故不能出席”的理由就会接踵而来。莂    选择合适的会议方式也是提高会议成效的手段。部门会议采取的会议方式通常是集思广益式会议。这是最常见的一种会议方式。莇    2。会中膈    一个好的开场白,往往不仅有画龙点睛的作用,也能引发讨论,也可以说是成功会议的基石。开场白是一段系统、简洁、审慎、有明确宗旨的3分钟~5分钟的讲话。其内容应包括开会目的、已知的重要资料及其议事方式。薅    好的开场白应符合的条件:膀    (1)让与会者清楚地知道开会的目的及程序。蝿    (2)让与会者知道为何请他们来开会。蚇    (3)预先提示,避免讨论和主题不相关的内容。莅    (4)取得与会者对会议进行方式的认可。膁    会中最好有“扮黑脸”者。为了提高议事质量,主席可以指定一人在会中“扮黑脸”。其主要任务是提出反对意见,以帮助发言者修正其观点。之所以在会中有人“扮黑脸”很重要,是因为许多下属不敢提出跟上司相反的意见,甚至以为多说多错,所以,把所有的问题都合理化,不加选择地接受多数人的意见。尤有甚者,还会给其他提意见或建议的人带上不肯合作的帽子,如此只会造成议事质量低的恶性循环。袈    “扮黑脸”者的秘诀肆    (1)可以在批评之前,让大家知道其角色定位。例如:螁    “如大家所知,我的工作是适时提出问题。我相信任何观察力敏锐的与会者都会发现,“秘书工作”的发言缺乏证据。我不是在反对大家的意见,可是我们却又不能忽视……”芃    (2)通过一个有权威的与会者道出自己的批评。芀    (3)常用“我们”而非“我”来陈述意见。蒆    注意化解意见冲突。与会者本身若能自行化解意见冲突,则创造高效率的会议就不会是件难事。必要时,主席应公开处理互相冲突的意见,但要极力避免和与会者的对立。以下介绍几种避免和化解意见冲突的办法:薂    第一,阐明开会期望。肀    冲突的发生通常是有两个或两个以上的意见太过迥异,提议人都会视对方为其主张的障碍。其实这种情况的发生常是由于双方对彼此意见一知半解所致;另外,这也与主席不当的会议主持方式有关,也就是仅听取单方面意见,如此自然会造成不同意见者的反感。为避免此种情况,有以下几点建议:莈    请发言者再简短清楚地陈述一遍意见。羅    找出不同意见的相通点。节    将会议期望再明确说一遍,看何种意见更比较符合此期望。肁    指出最不符合此期望的意见为哪一条。蒇    第二,要求发言者提供更有力的佐证。莄    这是化解冲突的另一个办法。主席可以将意见抵触的部分整理出来,并要求发言者提供