用Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ制作家长通知书.doc

文档介绍：用Word和Excel制作家长通知书
【摘要】我校每学期期末的学生成绩统计、给学生家长填写通知书,这些繁杂、重复工作给教务处增加了许多工作量。本人经过一段时间摸索,利用Excel函数功能以及Word邮件合并功能,很好地解决了我校成绩统计的各种问题,现把使用的方法介绍给大家。
【关键词】Word Excel 数据源函数邮件合并

一、建立学生数据源

2003,建立学生成绩表(如下图1),并另存在D盘,命名为“机电五班学生成绩表”。

。如:单击J2单元格;输入公式“=SUM(C2:I2)”,然后单击“√”确定;鼠标指向J2单元格右下角控制点成“+”字形后,按住鼠标左键拖放直至J11单元格。
。如:单击K2单元格;输入公式“=AVERAGE(C2:I3)”,然后单击“√”确定;鼠标指向K2单元格右下角控制点成“+”字形后,按住鼠标左键拖放至K11单元格。
、良、中、及格、不及格。如:单击L2单元格;输入公式“IF(K2>=90,〞优〞,IF(K2>=80,〞良〞,IF(K2>=70,〞中〞,IF(K2>=60,〞合格〞,〞不合格〞))))
”然后单击“√”确定;鼠标指向L2单元格右下角制点成“+”字形后,按住鼠标右键拖放至L11单元格。
。如:单击M2单元格;输入公式“=COUNTIF(B3:I3,“<60”)”然后单击“√”确定;鼠标指向M2单元格右下角制点成“+”字形后,按住鼠标右键拖放至M11单元格。

二、创建合并主文档

,建立文档(如下图)

“工具”菜单中依次选择“信函和邮件”→“邮件合并”。“选择文档类型”下方,单击以选择“信函”。
“下一步:正在启动文档”。
“选择开始文档”下,单击以选择“使用当前文档”。
“下一步:选取收件人”。
“使用现有列表”下,单击“浏览”。

三、打开数据源

“”文件,单击打开,然后会再弹出一个“选择表格”的窗口,要求指定使用哪个工作簿,因为在一个工作簿中有三张工作表,选择
“Sheet1$”,直接点击确定,完成数据源设置。
“邮件合并收件人”对话框中,单击“确