文档介绍：word邮件合并在中小学教务批量打印中的应用
高萍青海省互助县第五中学 810500
【内容提要】本文用Word中的邮件合并功能解决了Excel表中数据填写到Word模板中的问题,实现了相同格式、不同内容的文档批量打印。适用于中、小学教务处办公。所涉及的主要操作只是设计模板、准备数据源和邮件合并。
【关键词】Word Excel 模板数据源邮件合并
中、小学教务处所干的工作都大同小异,在信息化环境下那些重复性的批量打印事务很多。例如,期中考试完了,要给每个班同学发奖状,一张一张地打印奖状;还有些学校,放假时候给学生发放成绩通知单,一张一张姓名和成绩不同,其它都相同;再比如,到每年第二学期各种考试连连,要安排考场,完了还得做准考证呢。一张一张,格式相同,姓名和其它内容都不同,大量重复打印工作是不是你工作中一个头疼的事情?这时候,作为学校教务处的我们,难道还要让这些重复工作浪费宝贵的时间吗?或许高手中的高手们早已经在电脑上解决这个问题了,但我相信多数人都还是老老实实地用复印的办法将样稿印出后再一张一张往里面填写内容,但这绝对不是最快最完美的办法。有了计算机的存在,我们就不用自己手动填写那么多个不同的容易串行的数据了。今天,我就以中学组织的小学毕业考试准考证打印为例,介绍“word邮件合并”功能,让“一次性批量打印”成为你工作中的亮点!
 一、word中制作准考证模板
页面设置:“A4”,保存格式:“”,样式如下:
知道在哪里填写内容吧。不多费话了!当然为了少走弯路,你要把这些内容设计到A4页面上,还要刚刚占满A4页面的样子。当然你不用担心一张A4纸是不是只能打印一张准考证的问题。因为它只是个模板,真正打印的时候外用一个第三方软件Fineprint就可以在一张A4纸上排4版或8版有。那就是一张A4纸可以打印出4个或8个准考证。
       二、Excel中准备数据源
       数据库就是各学校上报的考生名单,都有姓名、性别、毕业学校等的,留给我们的还有给每个人按单号、双号的样子给他们编好准考证号。如下:
其中考点、座位、考场、序号、准考证号都是我自己编定,并且为了方便填写,专门加进去的。注意,此过程中数据表中不能有其它用不到的数据(如学校上报名单时的表头)存在,以免被计算机认为另一条记录。每一行内容就被读作是一个记录。
       三、Word中使用邮件合并
      前两步都是我们在office软件中经常用到的很简单的操作,下面开始处理批量打印的操作。如下图:
1、点击“邮件合并”------,右侧弹出“邮件合并向导”窗口。
2、在邮件合并向导中点击“下一步:正在启动文档”一直到“下一步:撰写信函”,弹出如下窗口:
3、在弹出的窗口中按下“打开”,找到刚刚准备好的的Excel电子表格数据源“”。并选择表中的相应工作表“总表”。
4、此界面中选择电子表格中你用到的那个工作表(如图中的“总表”)点击“确定”。弹出如下窗口:
5、全部的记录都在这些界面中,如有记录用不到,去掉记录前面的对勾就可以了。全部使用就点“确定”, 进入下一界面回到word界面中。这就算是把Excel数据库和word文档进行合并了,
6、回到Word模板文档中,开始填写内容,如准考证号。将光标移到要填写的位