文档介绍：文控中心文件管理办法文控中心文件管理办法文件编号:版本/次:发布:实施:拟制审核批准更改记录版本/次主要修改内容或更改单号更改人更改日期发放部门口总经理口副总经理口管理者代表口资材部口研发部口中试部口生产部口品质部口综合部口销售部口财务部目的:确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性,并且能够安全有效地被管理与使用。适用范围:凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书,外来资料与文件均适用。职责:。、审核、修订和提报工作。,总经理、管理者代表负责审批工作。4、定义公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。5、:制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度。负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。严格执行保密,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。开展文件、资料宣传、咨询活动,做好文件、资料开发和利用工作,主动为公司各项工作和员工服务。开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用。发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一。每年对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。资料外借需填写《文件资料借阅登记表》,并办理登记手续,按时归还,归还时需确认是否残缺。:确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本号或编号。对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全。及时催办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。、建档与管理:区分全宗,确定定档单位。分类:依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。份类除按大类外,同时按部门、是否保密、保密程度来分。1)大类分为:一级文件:QES;二级文件:QP;三级文件(规范、制度、标准):QW;WI:作业指导书;四级文件:QR。2)部门缩写:总经办:MR;研发部:YF;中试部:JS;资材部:ZC;品质部:PZ;生产部:SC;销售部:XS;综合部:ZH;财务部:CW。3)保密用Y表示,非密级则用N表示。4)密级:绝密:AS;机密:CS;秘密:PS;无:OP。编码原则:□(文件资料大类)□□(部门代码)□(是否保密)□□(保密程度)□□(年份)□□□□(流水号)。如综合部2018年某份制度编码为:QWZHOP180001归档前将资料分类,分组放置在待办文件夹内。档案排列:按永久、长期、短期分别组卷,卷内文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起,编制档案目录和案内目录。整理文件夹,使之厚度适宜,字迹难辨认的,应附抄件,以每一案卷端正书写标题。对所以公司文件资料系统排列,确定保管期限,编制文件资料目录,按一定次序排列和存放。,延长资料的寿命,维护资料的安全;公司设立专门人员地点或专用文件柜保存文件资料。做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。、利用工作因工作需要,公司内部人员需借阅文件资料,借阅时间超过4小时,须填写《文件资料借阅登记表》,并办理登记手续方可借阅,到期归还;如需再借,应办理续借手续。借阅文件资料者应爱护资料,确保资料的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;借阅文件资料交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。外单位借阅文件资料,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离文控中心。公司内文件资料利用的方式有:1)提供文件资料原件;2)提供文件资料复印件。出文部门负责人要求或同意时,文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务,主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。《档案销毁申请表》,经相应核准人核准后方可销毁;部门颞部档案由部门主管核准销毁;凡属于密级的文件资料必须又总经理批准后方可销毁;一般的文件资料由管理者代表批准后方可销毁。销毁档案须两人以上人员共同完成,并填写《档案销毁登记表》。对已失效的超过保存期、且无保存价值的档案应销毁,批准销售的公司文件资料,文控中心须认真核对,填写《档案销毁登记表》,将批准的《档案销毁申请表》和销毁的文件清单一起归档,并永久保存。作业过程过程输入过程输出过程绩效质量、环境、职业健康安全要求。顾客要求(含外来文件及法律法规如RoHS/WEEE)。新项目及各种