文档介绍：:对文件进行控制,确保文件的使用场所使用有效文件,并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件,防止作废文件被错用、误用,从而保证管理体系的有效运行。:本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制,规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。: 总裁负责管理文件的批准。 管理者代表负责管理文件的审核。 办公室负责文件的管理和控制,包括外来文件的管理和控制。 各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。: 文件的编写、审批。 公司文件根据文件的性质有相关部门起草。a) 管理体系文件由总裁批准。b) 行政文件由办公室起草或委托有关部门起草,办公室主任审核,总裁批准。c) 作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制,经部门领导人审核后,由主管领导批准。 文件的编号所有文件都应有唯一的编号,以便区别、归档、保存。具体编号方法:a)管理手册的编号方法SY MM ****年代号管理手册代号(MM—Management Manual:管理手册)公司代号()b)程序文件的编号方法SY PF **顺序号程序文件代号(PF—Procedure File:程序文件)公司代号()c)作业文件的编号方法SY OF ***顺序号作业文件代号(OF—Operantion File)公司代号()d)记录文件的编号方法RF ** **顺序号程序文件顺序号记录代号(RF—Record File:记录文件)e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。  文件发放前应规定文件的发放范围,经管理者代表审批,并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501) 经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。 各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。  管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。 非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。 作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。 对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。 内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。 电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签,标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。  办公室编制好公司《文件控制清单》(QR0502)控制文件使用情况。 受控文件不可转抄、外传,管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。 工作场所如发现过期或作废文件,应交办公室处理,过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。 文件要完好保存,如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁,不可乱涂乱画。 各部门应编制本部门所使用的受控文件清单,控制本部门文件使用情况。