文档介绍：会议企业新基因
就在您阅读本文的此刻,全国乃至全球有数以千万计的经理人、专业技术人士、行政人员正在会议桌前,进行各种大大小小的决议——或是制定公司的五年规划,或是推举项目经理,或是成立危机处理小组,或是为一个新产品取名字,等等。
开会,一种工作方式
在企业组织内部当中,参与会议,已经成为一个企业人的一种工作方式。开会,在企业发展过程当中,扮演着越来越重要的角色。若是我们仔细观察,最近这十年来,我们参加会议的次数要比以前明显增多,最主要的原因是,
首先,我们处在一个变动快速的环境当中,变革主导了一个企业的发展方向,在变革当中也产生了危险和机会,因此必须在组织内部里有效的沟通,以调整公司的决策、公司的核心产品以及正视市场的变化,所以组织内部就需要更多的会议来沟通。
其次,现在企业员工的多元化已经成为一种趋势,在多元化当中,组织成员的国籍、文化、背景、观点、成长和教育方式的不一样,在对问题的思考看法上,更需要沟通,因此会议就是藉由沟通研讨、分析问题达成解决问题方案。
第三,会议频繁的原因是,很多工作需要得到不同部门的合作,规模越大的企业,它的开会也越多,在部门之内,当部门所负的责任更多时,特别是新增添的任务与要达到的目标或是执行战略上的考虑,往往在内部里它需要共识和内聚力,因此会议也就更多了。
第四,产品受到市场变化的影响,企业必须能够及时、迅速、有效地调试它的策略,因此企业的内部也需要有更多的沟通。
第五,是策略的发展,在组织内部,各种功能性的团队在组织内部扮演更重要的角色,这些功能性的团队,譬如说,战略指导委员会或产品研发团队等等,需要更多的沟通来促成它的目标实现,因此会议也就变得不可或缺。
另外在政策的落实上,会议也变成一个必要的工具,因此,开会的次数越来越多,有的企业的经理人甚至整个星期的工作当中将近70%的时间在出席各种不同的会议。
看其会议,知其竞争力
我们可以从一个公司内部的会议时间看出这个公司是不是具有强大的执行力及竞争力。
当一个会议非常有效,会议的成本会降低,如果一个会议第一次不能产生它所要的结果,第二次、第三次会议就有必要。如果我们把这些会议所衍生的费用,包括人员的薪资、行政事务的支持、场地的费用甚至差旅费等等综合起来,会发现它的耗费是惊人的。
试着想想看,如果会议没有办法在既定的时间里完成,会产生什么样的后果?比如,会议的时间如果是下午2~3点,那3点以后,出席会议的人都会根据会议的时间来排定他们工作的顺序,而一个会议无法