文档介绍：理想会议的组织秘诀
“提醒一下,你们还有3分钟时间。”会议室外面已经有人在提醒了。
“好的,马上结束。”会议室里人们有的匆忙地收拾着笔记本电脑,有的擦着记录板上的图案和数字,“我们再约个时间吧,这次会议还有些问题没有讨论完。”一个小时的会议很快结束了,但是议题还没有讨论完,下次开会又要占用时间,这是几乎成为各个写字楼和公司每天都会遇到的问题。职业经理人们几乎每天都要预定会议室,为了把这个形式让员工更好接受,微软(中国)将会议室起名为“天王星、海王星、冥王星……”,来增加一些开会的乐趣。
会议,在现代企业的发展中显得越来越重要,也越来越烦琐。美国《纽约时报》特约作家巴尔玛莎提出,会议具有“红绿灯”的指标作用,甚至经济不景气的根源就是开会。
这些话是否言过其实呢?
事实证明,当前的会议确实变得越来越盲目、冗长、超时、空泛、枯燥,难以介入、难以驾驭……企业要解决问题,形成决策或激励员工斗志,就必须以开会的形式进行相互交流、沟通。因此,所有企业召开会议都面临一个挑战——达到预定的会议目的。换言之,就是要完成会议沟通的高效率。
然而,目前的会议效率如何呢?有资料显示,即使是高科技企业的会议,也仅有49%称得上是有效率的会议,会议浪费了经理人1/3还多的时间。更令人吃惊的是,竟然很少有人能确切说出来时间到底浪费在哪里。
那么,怎样才能开一个高效会议?
怎样减少你的会议?——举行“必要的”、而不是“需要”的会议。
美国霍夫史塔大学于1999年针对1000多位企业领导人所作的调查显示:72%的人觉得近五年来用在开会上面的时间比以往增加了很多;有超过半数的人不认为参加开会的人都能真正了解会议的决议,他们也质疑开会到底能否达成所谓的“决议”。
为什么最近公司的会议数量普遍增加了呢?
在大型的跨国企业里,机动性高的组织团队及快速准确的信息来源,已成为企业获取商机的渠道。快速的组织变动正在成为企业生存的重要法则。企业要适应多变的企业环境,内部和外部沟通是必需的。企业内部机制的变革如何调动员工士气,各分支机构的职员能否很好地执行企业计划,新技术的引进是否成功等等问题,正是需要引入会议讨论的。
这样一来,举行“必要的”、而不是“需要”的会议,就非常重要。怎样决定会议是否必要呢?
这里强调的举行“必要”会议与会议质量有紧密联系,必要的会议应符合以下要求:
(一)会议目的单纯化比如企业的业务会议,应以业务相关工作的协调、裁决、计划与执行为主要议程,如果在会议上掺入专业性议题或者例行性的行政工作,就没有必要。
(二)会议资料有准备会议资料应