文档介绍：企业管理制度
编号
制度名称行政管理制度
修订日期
解释部门总经理办公室
行政管理制度目录
一、档案管理办法
二、接待管理办法
三、文件编号规定
四、印信管理办法
五、附表
行政管理制度
一、档案管理办法
第一章总则
第一条按照国家档案法和档案工作条例等有关规定,根据本公司的实际情况和QB/《文件记录控制程序》的规定,特制定本办法。
第二条本办法适用于本公司所有档案的管理。
第二章档案概念与范围的界定
第三条文件与资料分类、立卷,入库保存后即成“档案”。
第四条文件的范围:文件分内部文件和外部文件,具体范围如下:
1、内部文件:公司自制文件;公司机关部门及各项目部所制发的文件。
2、外来文件:党政军群团来文;行业管理部门来文;顾客、监理、设计方来文;其他方面来文。
第五条资料的范围:
1、各项工作及会议记录;
2、各种质量、环境、职业健康安全记录;
3、各种有使用及保存价值的材料(包括内部的与外来的文字资料和图片、照片、录音、录像、磁盘、光盘、拷贝等);
4、各种信函(包括发出的与收到的);
5、各种与公司业务有关的,有使用保存价值的书、报、刊以及工具书、简报等。
6、各种庆典和各类活动的计划实施方案和音像资料、图片等。
7、各职能部门在日常管理工作中形成的文件资料,如财务报表、账册等。
第三章档案的立卷范围
第六条文件和资料形成或接收以后,确定立卷范围以做好归档立卷工作。按立卷范围可分文书档案和技术档案。
第七条文书档案的立卷范围:
1、本公司必须贯彻执行的上级来文。
2、反映本公司主要工作活动和基本情况,保证各项工作顺利进行所形成的各类管理文件和资料。
3、本公司收到的下级单位的各类来文。
4、与本公司业务有关的同级或非隶属单位来文。
第八条技术档案的立卷范围:公司在施工生产等活动中形成的具有保存利用价值的文字、图表、音像等不同载体的历史记录,以及在一系列质量活动中所留下的记录(表式表格等)。
第四章档案的保管期限
第九条档案的保管期限分为永久、长期和短期三种,长期为十六年至五十年(含五十年),五十年以上为永久,短期为十五年以下(含十五年)。
第十条档案保管期限的原则:
1、凡是记述和反映本公司主要质量职能活动和基本历史面貌的,在生产、经营等各项工作、活动中形成的文字资料,对国家、行业、企业有长远利用和保存价值的,应定为永久保管。
2、凡是公司在生产、经营等各项活动中形成的文件资料,对本企业在较长的时间内具有利用价值的,应定为长期保管。
3、凡是公司在生产、经营等各项活动中形成的文件资料,对本公司在短期内具有利用价值的,应定为短期保管。
第十一条确定档案的保管期限,要从公司实际情况和长远利益出发,并以保存公司制定的文件资料为重点。
第十二条档案保管期限的计算方法,应该从次年的一月一日算起。
第十三条文书档案(管理文件和资料)的保管期限见附件。
第十四条技术档案(技术文件和资料)的保管期限见附件。
第五章档案的库房管理
第十五条档案必须有专用库房,并存放在专用的箱柜内,由专人管理。
第十六条切实加强库房管理,确保档案安全,最大限度地延长档案寿命。
第十七条接收和装订好的档案应及时入库保管;借出的档案应按时收回,收回后应及时入库放回原处。
第十八条档案库房内严禁吸烟,不得存放易燃易爆杂乱物品。
第十九条安全使用电器设备,下班前应关闭各种电气用具、检查门窗,定期检查电器线路,库内严禁明火装置和使用电炉。
第二十条库房要经常做好防盗、防火、防潮、防尘、防有害生物和防污染等“六防”安全保护措施。
第二十一条档案库房内应尽量保持相对的温湿度,以确保档案保管期限。
第二十二条具有永久和长期保存价值的档案,要作定期检查,发现破损或字迹模糊,要及时修补和复制。
第二十三条非档案人员,未许可,不得进入库房。
第二十四条档案库房管理员必须严密保管档案箱、橱的钥匙,学会使用消防用具。对保管的档案要经常进行检查,发现问题,随时汇报,查明原因,及时解决。
第二十五条档案管理人员调动工作时,须在离岗前,办理好交接手续。
第六章档案的借阅
第二十六条借阅档案需经申请并经批准,批准手续参照《文件记录控制程序》办理。
第二十七条借阅档案要保证案卷完整,保持案卷的清洁整齐,不得随意涂改、拆卷、撕毁、损坏或做记号。
第二十八条质量记录等重要的、保密性强的档案,只准在档案室或由档案员指定场所阅看,不得外拿。
第二十九条借阅者未经批准,不得私自复印和转借。
第七章档案的鉴定
第三十条档案鉴定,主要是根据档案的现实和历史价值,根据价值的大小和使用时效确