文档介绍：有效沟通与工作协调技巧
从公司的组织角度来考虑,必须要有一套有效的沟通措施,要从员工的需要出发来制定这些措施,保证员工能了解、掌握公司的发展战略、目标、目的与计划,向员工通报公司的经营活动情况、面临的问题,所取得的成就、业绩,以及大家所关心的事情。
一、有效沟通的过程模型
发布者把主观的信息通过一定渠道,传递给接收者,使之与自己的信息一致
自我沟通
人际沟通
组织沟通
大众传播
→→→讯息→→→
←←←回馈←←←
讯息接收者
讯息传送者
信息(information)、意念(idea)、理解(understanding)、或情感(feeling)的传递
「沟」者,构筑渠道
「通」者,顺畅之
地位影响
语言问题
感觉失真
文化差异
环境混乱
信息渠道选择不当
无反馈
情绪
听话的禁忌
-自己讲完话后休息
-伺机打断别人讲话
-找别人话中漏洞
-自以为是,中途打岔
-滔滔不绝,不留机会给别人
倾听时应
-全神贯注
-能听出话中话
-能鼓舞说者畅所欲言
-排除外界干扰
-控制情绪
-积极、专心地倾听
听的层次
-我在:安排一个好的环境
-我在听:鼓励对方说话、保持适当沉默、表示同感
-我在用心听:说自己内心的感受、反映事实,表示了解
‧清楚表达思想和意见
- 以简明加强效率
- 运用5W2H
- 清楚、明白、具体、简单、正确
- 善用声音与声音表情
- 找出自己的特色
‧言语表达的要诀
-多用正面词句
-语言表达要真诚
-说话时不要带不良的口头禅
-常用礼貌用语
-不要乱用「术语」
-要用对方的话
-换位的思考
二、组织沟通的原则、障碍与技巧
“7C”原则
Credibility
Context
Content
Clarity
Continuity and Consistency
Channels
Capability of Audience
可以使思想一致、产生共识
可以减少摩擦争执与意见分歧
可以使管理者洞悉真相、排除误解
可以减少互相猜忌、凝聚团队情感
可以疏导人员情绪、消除心理困扰
可以使员工了解组织环境、减少革新阻力
可以收集信息、使团队队状况共享
可以增进人员彼此了解、改善人际关系
3、组织沟通的渠道
上对下的沟通
下对上的沟通
横向式的沟通
非正式的沟通
自以为是自认官大学问大,死要面子
独断专行
自保心态
怕下属知道太多抢走饭碗
喜欢听好话
与部属见解及立场不同
自卑感作祟、担心人微言轻
为迎合上级,做不确实报告
听信谣言以讹传讹
对上权威的恐惧,使不敢或不能与上司沟通
害怕口才不好
外在环境的障碍
传递信息的过程
语意的问题
认知的问题
个人态度的问题
—有效使用沟通原则和沟通技
管制信息流
利用反馈
选择恰当的渠道
把握距离、领域和地位
知已知彼
不轻易地评估别人
简化语言
积极颂听
不受误导——控制情绪
寻找双方的共同点—“双赢”理论的应用
注意非口头语言
小心利用小道消息
注意文化差异
三、工作协调沟通要领
‧信任别人,不怀疑他人诚意与健全心智。
‧关心幷珍惜彼此关系,对观念上的差异愿意沟通。
‧接纳外来影响,幷愿意改变自己。
‧运用倾听来了解他人。
‧运用倾诉而被人了解。
‧从双方共同点开始沟通,再慢慢解决歧见。
以解决问题为前题
不要有先入为主的观念
互相尊重
不要有门户之见
双赢的观念
‧提升部属积极接受命令的意愿
‧让部属事前参与
‧让部属明白事情的重要性
‧让部属提出疑问
‧用反问的方式
‧确认他的了解程度
‧共同探讨状况、提出对策
‧让部属感到被信任
案例分析与练习:
用谏言代替直言
提问题代替批评
让对方说出期望
诉求共同的利益
顾及别人的自尊
动动脑、想一想
传真机的设计
行销人员:拜托,这款传真机功能这么多,操作这么复杂,我保证那些高层主管不会操作。
研发人员:操作哪有复杂,秘书都会用,难道主管学不会吗?
行销人员:那么多功能,他根本用不到