文档介绍：高校图书馆分馆采访数据库的设计

吴宝亮吴宝亮:武汉理工大学政治与行政学院图书分馆馆员。
现在许多高校图书馆运行的管理系统是图书馆群的方式,系统本身集群了采访、编目、典藏、流通、期刊等功能模块,能够实现中心图书馆与分馆的统一编目和借阅管理。但是高校图书分馆、资料室的经费使用、行政却通常挂靠在学院,与中心馆是分离的。分馆、资料室的采访、订购工作是独立进行的。这让分馆、资料室的采、订工作能根据学院教学科研的直接需要进行自己的馆藏建设,体现学院的专业特色,使之具有很大的自主权和灵活性,但同时也使他们的馆藏建设必须有相对独立的对图书数据的把握,在管理系统方面也必须走自行开发的道路。实际上大多数学院分馆、资料室他们在采访、订购方面各具特色,各显神通,但在采访数据的管理方面却可能做的不够。
本文基于对高校分馆、资料室在采访到订购这个工作链中所面临困难的分析,试图对问题的解决提出一个有效的规划。
一、采访数据“零存整取”的实现
图书馆馆藏建设是一个长期过程,需要对读者需求和出版业界双方的信息进行有效的对接。通常的情况是,我们采访到某种有用的检索信息(无论主题还是著者),然后到蔚蓝、当当网这样的书商信息网页进行检索,进行核实后(这个过程中还会出现新的订购方向),再向本地投标书商发出订单需求。这其中,一方面,我们搜集的信息由于时间长、涉及面广而非常零散,并且不断会出现信息重复;另一方面,书商那边的供货情况很难把握,我们很担心在漫长的配货过程中,一些货他们订不到,而这些订不到的货的数据有可能被书商或者我们自己遗漏掉;于是,当我们亟需将这些数据提出来,找另外一家有货的书商重新订购时,可能会毫无头绪。
为此,我们必须对我们所有的采访数据建立一个数据库,进行长期有效的管理。这项工作其实是一个MIS(管理信息系统--Management Information System)的构架,根据不断零星记录读者需求索取书商及出版业界信息,中途根据追加订单或改变订单内容。这个数据库的作用就是实现整个图书馆运行中的一个采访数据整理的过程。【1】
让我们先确定其工作程序:
确定馆藏规划:根据教学、研究及本馆长期发展的需要,设置具体专业及方向的馆藏主题目录。
依据这一主题目录,通过多种途径,包括教师荐购、师生索要文献、学科馆员对学科专业及课题信息的跟踪了解,出版业界的最新出版信息等,获得包括历史出版信息的图书信息。
建立采访数据库,作为信息搜集的平台,对所搜集到的信息进行加工——根据著者、出版社主题进行引申搜索,同时剔除无用信息。在这一过程中,不断有修改和增订的情况。
整理后的数据,需要与现有馆藏数据进行查重比较。
然后可以出版社为检索词,合并汇集好(这样会便于书商批量订货,而便于书商订货,会提高图书的订购成功率、到货率、到货速度),做成订单发给书商。
图书到货、加工、入馆后,需要删除馆藏规划的相应信息。未到货的图书将与新列入的采访数据进入下一批次的订购。
其中,核心步骤就是采访信息工作延伸到订购过程中,有一个衔接性的采访-预订数据库的建设。它与馆藏数据库相联系,但保持相对的独立,有着动态的形式。
它所基本配置的功能应包括:1)采访-预订数据库能反映馆藏规划中的方向、课题的功
能,2)数据汇总,统计作者、出版社、书商信息。3)标出无货提醒,形成剩余数据形成新