文档介绍：阳光学院读书会各部门职责说明书
内务部:
一、活动场所的申请
1、多媒体教室申请
(1)填写《福州大学阳光学院临时借用多媒体教室申请表》。
(2)到学工部找相关负责老师签字。(商学楼底层)
(3)送交教务部(工科楼四楼)相关负责老师审批,审批时间为每周周二下午与周四下午。
(4)根据申请表上的标注提前一天到申请表上所指定的地点领钥匙。(在教室申请成功后应将教室的位置及时通知各个部门,以便于活动的正常进行,领到钥匙的干事在活动开始前20分钟提前到所申请的教室开门。)
2、学术报告厅申请
(1)提前3个工作日申请,一式两份;
(2)申请流程:填写《福州大学阳光学院学术报告厅使用申请表》—>院团委签署意见—>院长办公室(工科楼四楼)主任签署意见—> 一份院长办公室留底,一份交至学术报告厅管理人员(申请表上备注其联系方式);
(3)根据申请表上的要求行事。
注;应关注学院动态,若是在学院各组织活动较为紧凑的时间段,应提前半个月至一个月申请活动场所。
(4)申请学术报告厅活动物资。填写《福州大学阳光学院财产借用申请表》,到图书馆办公室签字,并提前一周交到院团委办公室。
院团委办公室开放时间为周一到周五的中午12:00-12:30
二、活动现场工作安排
1、搬桌子椅子人员安排:主要由办公组干事负责
(干事在活动前20分钟提前到场,按活动需求排列桌椅。主要由办公组负责,其他组相互配合。)
2、布置现场:主要由文娱组干事负责
(干事在活动前20分钟到场,依据现有物资及活动的需要布置场地,如:吹气球、贴彩带等。同时与宣传部的干事配合,营造欢快和谐的活动场地,为活动的进行添加色彩。)
三、财务报帐:主要由财务组负责
活动前做好相关预算,并填写《福州大学阳光学院团委采购申请表》。表中的分管常委意见不用填写,只需填写团委老师意见,该栏由院团委相关负责人签署。
活动中各项采购都需要有正式发票,应注明时间,地点,购买物品名称,金额等。活动结束后,整理好采购清单,要求款项清晰、无误,并连同正式发票一并送交图书馆办公室审核。
在院团委办公室规定的报销时间之内将发票、收据(采购清单)及申请表上交相关负责人,发票背面须注明资金的用途、物品清单及经手人签名(由部长签署)。
注:赞助经费应该分清楚,赞助经费应由本部门使用,不必用到举办活动的经费中,但必须对赞助费的使用情况做详细的登记,做到有帐可查。
四、档案资料管理:主要由财务组干事负责
1、当前档案资料有:干部干事信息、会员信息、各类申请表。
2、对档案资料进行归纳整理,做到井井有条。每隔一年要清理无效会员,及时更新会员资料;同时关注学院动态,及时更新各类申请表。
五、会员管理:各组组长负责活动会员的通知
会员信息存档,平时活动通过飞信或短信通知会员,同时建群让会员加以沟通了解。干部在会员群中应该起带头作用,多活跃气氛,加强与会员的沟通,增强会员对读书会的理解,加快融入读书会之中。
六、物资管理:主要由财务组干事负责
1、读书会现存物资有:剪刀、卡纸、气球、彩带、胶带、马克笔、记分牌、茶叶、工作证。
2、物资由财务组干事管理,在活动前将所需物资在规定时间带到活动场所,实行物资专项专人负责的方式,以方便活动的前期准备。
七、物资购买:主要由办公组负责
1、活动所需物资的采购(视具体情况而定)
2、大型活动时将礼仪的服装的干洗:礼仪在活动前所需衣服都需要先干洗,由活动主办方负责。(可送至永辉对面干洗店,需提前一周送达。)
宣传部:
宣传部是读书会的一个门面,它负责各种活动的宣传,通过各种宣传渠道,并根据形式需要,对学生进行有效的思想教育。其主要工作就是及时有效地把读书会的信息传达出去,让广大同学尽快知晓,并且定期制作主题鲜明、形式多样的宣传板报,同时作为读书会的一个部门,它还负有组织各项校园文化活动,增进校园文化交流,丰富校园文化生活的职责。平时做好读书会的形象宣传工作,以展牌、海报、网络、微博、视频等形式做好对外宣传工作扩大读书会的影响力。
一、活动前期的宣传工作
1、海报
活动现场海报的宣传是宣传部的主要阵地,也是同学们获得信息的重要渠道,其宣传的力量和效果不言而喻。海报画完,需要提早三天到院宣申请和审批(周天到周四19:00~21:00)。然后在规定地点进行粘贴。
2、展板
展板分为大板和小板,主要通过白纸,颜料,画笔,等用品,为大型活动绘画出色彩鲜艳,主题鲜明,思想积极向上,作品图案创新,的色彩板,和文字展板。
视频
前期通过学习去了解视频制作的全过程。在具体活动中,进行视频的制作来进行活动的宣传。主要是放在食堂进行播放,让全院师生了解活动达到宣传效果。
5、广播
大型活动前由我们部门写好广播宣传稿到广播台播放。通常是