文档介绍：上海新先锋药业有限公司办公用品集中采购管理思想
总经办
2010年8月10日
集中集聚资源整合规范管理降本增效
统一采购,规范员工采购行为及采购流程
过程控制,非结果控制
日常办公用品透明化(质量,价格,数量及金额)
优质高效,科学降本,提升人力资本工作效率
办公用品集中采购管理思想
与原先供应商以及有意为新先锋提供办公用品服务的供应商发出要约,共有4家供应商向新先锋提供了询证函
采购部牵头对4家供应商进行了实地考察,并针对4家供应商的硬件条件进行了相应评估
邀请4家供应商就公司背景, 行业发展以及为新先锋提供方案等进行了沟通与阐述
由新先锋各部门组织的评审团对4家供应商软硬件以及管理与合作理念进行了综合评估,最终选择欧迪办公(中国)上海分公司作为新先锋办公用品合作伙伴
前期准备工作
各实体间办公用品采购没有统一标准
使用办公用品的品牌及档次各不相同
办公用品供应商分散,管理水平不均衡
监控管理难度较大
原先办公用品采购状况
由于各实体自行操作,使用的品牌型号各不相同,造成采购量无法集中,整体争取不到优势的价格
申请人在申请办公用品并获得批准时,无法获得产品质量信息,系统性花费标准以及整体预算使用情况之信息
原先使用的供应商,因管理水平与观念之影响,无法提供精确的采购报表以及合理的采购数据分析报告
原先办公用品采购不利之处
规范办公用品采购流程和行为,使之系统化﹑规范化
申请部门在申请过程中可做到过程控制;
根据文具供应商提供的精确采购报表及采购数据分析报告,为下年度采购计划提供依据和保障,并为公司提供良好成本控制的方向;
通过优质文具供应商,为公司提供性价比高的办公用品
通过制度及流程保护员工,使公司利益最大化
办公用品集中采购最终目的与意义
Delivering Winning Solutions That Inspire Worklife™
提供致胜方案,点亮办公生活
文化用品网上申购流程
不合格
通知客户服务专员进行相应的退换补操作
申请人上网完成文化用品申请
递交
Biz Buy
Biz buy系统根据预算进行审核
申请部门最终审核人进行审核
预算内
通过
Biz buy 订单
系统订货
批准后
递交
通
过
欧迪物流
进行配送
按指定地点
进行配送
申请部门指定
专人进行验货
合格
验货人员
收货签收
(一式五联)
未通过
完成办公用品
网上订购工作
核对及付款流程
欧迪
结算中心
按规定时间
对账单进行归类并交总经办核对
5个工作日内总经办通知欧迪结算员开票
2周内
完成核对
未通过
总经办按照发金额及相应归属,在2周内填写付款凭证
发票递交
总经办
财务部按照合同期限及相应金额在30天内付款
交财务部审核
要求欧迪提供相应单据
附加值服务流程
欧迪按照季、月度采购情况,提供分析报告
交总经办
总经办根据分析报告, 汇同财务部及采购部,制定办公用品采购优化的相应政策