文档介绍：建筑工程设计公司商务服务建筑工程设计公司商务服务提要:值班职责:1、商务服务职责:负责非公司人员来访的登记、接待;负责来往快递邮件的登记、签收、送达或递交源自计划范文建筑工程设计公司商务服务商务服务对外提供商务接待,对内提供快件收发、邮件收发、接听电话、复印、打字、打图、会议室管理、图书室管理、票务等一切与商务有关的技术支撑。采用前台窗口办公形式,工作目标是为公司提供专业、高效、全面的星级商务服务。第一节商务接待一般员工电话通知被访人出前台带进办公区商务人员起身迎客f询问被访人部门负责人带客人进被访人办公室倒水起身相送第二节邮件收发夕卜来邮件一律由商务人员签收分发。一、 收件:审核f按部门登记f送交收件人f签收每年12月31日前清理一次,由行政经理验收并监督销毁;二、 发件:送件人填写送件清单并签名一部门负责人或授权人签发一商务人员核对签名一填写快递单一通知快递公司一快递人员签收一预计收件时间确认快件是否收到一收妥登记三、 快件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。第三节网络邮件的收发一、 收件:收件人填写收件登记表一部门负责人或其授权人签发f商务人员核实签名一收件人查阅或拷贝二、 发件:发件人填写发件登记表一部门负责人或其授权人签发f商务人员核实签名f发邮件f确定发件成功f通知发件人第四节接听来电工作中每一台电话都是公司的一扇窗口,应意识到自已是代表整个集体接打电话,对方虽然看不见您的表情,但完全可以从您的声音中感受到您的情感。所以请注意电话礼节:1、 必在电话铃响三声内接听电话,超过三声后接电话应先道歉:”对不起,让您久等了”。2、 接听电话时先说:”你好,汉沙国际!请问找谁”或者”你好,汉沙杨!请问找谁”。3、 根据情况转分机,若需找的同事不在应礼貌处理:”请问您有什么事,需要留言转告吗?”4、 通话时声音轻柔自然,音量适中,一般不使用免提,以免影响他人;5、 做好通话记录,委托事宜应及时交有关人员处理;6、 工作时间原则上不接打私人电话,工作电话力求语言简洁。第五节复印登记f按要求复印f递交复印人第六节传真一、 收传真:确定收件人一填写传真来件登记表一受件人签收二、 发传真:发件人填写登记表一部门负责人签发一商务人员核对签名f发传真f确认是否收到f退传真稿件三、传真应及时发送给有关人员,因积压迟误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。四、 传真的收发需按部门设计登记表,每年12月31日前清理一次,由行政经理验收并监督销毁;五、 严禁私事使用传真电话。违犯者除补交电话费外,并视情节轻重给予罚款处理,屡教不改者予以除名。第七节打字、图一、 打印文件、图必须按时、按质、按量完成,不得积压、迟误。工作中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。二、 流程:部门负责人在稿/图件上签发一商务人员审稿/图一提出疑问一打稿/图〜校对一送交要稿/图人第八节会议室管理预先登记f会议布置(投影仪、手提电脑等设备的准备)〜会间加水、添物〜会议记录、整理、打印、存档(或有)—及时清场第九节图书室管理一、图书采购:1、 图书室内图书由行政部统一对外采购。2、 各部门根据业务实际需要,每月底将图书采购计划交行政部统一采购;各部门应合理安排业务参考书籍的计划,依公司规定的申购程序办理,否则,费用自理。3、申购流程:填写申购单部门负责人批