文档介绍：建筑工程设计公司商务服务
建筑工程设计公司商务服务提要:值班职责:1、商务服务职责:负责非公司人员来访的登记、接待;负责来往快递邮件的登记、签收、送达或递交
计划范文
建筑工程设计公司商务服务
商务服务对外提供商务接待,对内提供快件收发、邮件收发、接听电话、复印、打字、打图、会议室管理、图书室管理、票务等一切与商务有关的技术支撑。采用前台窗口办公形式,工作目标是为公司提供专业、高效、全面的星级商务服务。
第一节商务接待
一般员工
电话通知被访人出前台带进办公区
商务人员起身迎客→询问被访人
部门负责人带客人进被访人办公室
倒水
起身相送
第二节
邮件收发
外来邮件一律由商务人员签收分发。
一、收件:
审核→按部门登记→送交收件人→签收
每年12月31日前清理一次,由行政经理验收并监督销毁;
二、发件:
送件人填写送件清单并签名→部门负责人或授权人签发→商务人员核对签名→填写快递单→通知快递公司→快递人员签收→预计收件时间确认快件是否收到→收妥登记
三、快件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。
第三节网络邮件的收发
一、收件:
收件人填写收件登记表→部门负责人或其授权人签发→商务人员核实签名→收件人查阅或拷贝
二、发件:
发件人填写发件登记表→部门负责人或其授权人签发→商务人员核实签名→发邮件→确定发件成功→通知发件人
第四节接听来电
工作中每一台电话都是公司的一扇窗口,应意识到自已是代表整个集体接打电话,对方虽然看不见您的表情,但完全可以从您的声音中感受到您的情感。所以请注意电话礼节:
1、必在电话铃响三声内接听电话,超过三声后接电话应先道歉:”对不起,让您久等了”。
2、接听电话时先说:”你好,汉沙国际!请问找谁”或者”你好,汉沙杨!请问找谁”。
3、根据情况转分机,若需找的同事不在应礼貌处理:”请问您有什么事,需要留言转告吗?”
4、通话时声音轻柔自然,音量适中,一般不使用免提,以免影响他人;
5、做好通话记录,委托事宜应及时交有关人员处理;
6、工作时间原则上不接打私人电话,工作电话力求语言简洁。
第五节复印
登记→按要求复印→递交复印人
第六节传真
一、收传真:
确定收件人→填写传真来件登记表→受件人签收
二、发传真:
发件人填写登记表→部门负责人签发→商务人员核对签名→发传真→确认是否收到→退传真稿件
三、传真应及时发送给有关人员,因积压迟误而致工作失误、损失的,追究当事人的责任。
四、传真的收发需按部门设计登记表,每年12月31日前清理一次,由行政经理验收并监督销毁;
五、严禁私事使用传真电话。违犯者除补交电话费外,并视情节轻重给予罚款处理,屡教不改者予以除名。
第七节
打字、图
一、打印文件、图必须按时、按质、按量完成,不得积压、迟误。工作中如遇不清楚的地方,应及时与有关人员校对清楚。
二、流程:部门负责人在稿/图件上签发→商务人员审稿/图→提出疑问→打稿/图→校对→送交要稿/图人
第八节
会议室管理
预先登记→会议布置(投影仪、手提电脑等设备的准备)→会间加水、添物→会议记录、整理、打印、存档(或有)→及时清场