文档介绍：档案管理系统使用说明 ,在地址栏输入“”,打开档案管理系统登陆页面,输入您的用户名和密码。进入“档案信息管理”页面后,打开档案表中的“系统设置”,重新设置密码。“档案管理”,进入档案管理界面,点击“创建”,进行档案表的设置。档案表创建完成后,可以添加档案信息。(1)添加案卷。在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷”按钮,在“添加案卷”对话框中输入如下内容:一级类目为归档材料的所属类别。如党群综合材料填“DQ11”,行政后勤类材料填“XZ15”、科研综合类材料填“KY11”等。具体所属类别划分见附件1。二级目录:填入案卷所对应的年份,例如2007、2013等。实体分类号:由年份+分类号组成,参照《枣庄学院档案实体分类办法》、《枣庄学院文件材料归档范围及保管期限表》等进行划分,例如2013年学院行政综合类文件,其实体分类号为2013-XZ11。卷/盒号每一年从“1”开始。“保管期限”参照“归档范围及保管期限表”,分为永久、长期、短期、30年、10年”。根据我们的实际情况,我们选择为永久或30年。“密级”由归档部门确定,一般文件材料为“内部”,重要的可设为“秘密”、“机密”、“绝密”等密级。“正题名”为整个案卷的文件内容的概括。比如,枣庄学院2013年行政综合类文件。“第一责任者”为文件署名单位,多个单位从第二个开始录入“其他责任者”项,多个单位之间用“/”号隔开。起止时间为案卷内文件所跨度的时间,,可供参考。(2)添加文件。案卷添加完毕后,进行文件信息的著录。在“编辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮,在“添加文件”对话框中所输入如下内容:一级目录、二级目录及实体分类号:输入要求参见“添加案卷”中的要求,内容相同。文件案卷号及件号:案卷号+文件号,案卷号是指该案卷(盒)所对应的序号,。第一个案卷(盒)中的第一个文件,……以此类推。系统自然增加,无须手动输入。“页数”为文件的具体页数。“文件时间”为文件材料的形成时间,用8位数字表示,如“”。可手动输入,也可按照后面的日期选项进行选择。“文号、图号”中“文号”为收发文件的文号,例如“枣院政字[2009]11号”,其中的括号统一用半角的“[]”。当第一份文件著录完毕后,继续点击“添加文件”,一级类目、二级类目、实体分类号、案卷及件号无需进行著录,只需对正题名、期限、页数、文件时间、文号等进行修改即可…同时,为了方便管理,我们采用流水形式进行编号。比如2013年行政综合类文件有2盒(卷)60件,,第一个案卷(盒)中的第一个文件,……;第二卷(盒),此时,………,后面编号由系统自动生成。或者按照系统自动生成的案卷及件号排列下去,等全部著录完之后,再选择需要变动的文件,直接通过“辅助组卷”的“盒/案卷号”进行调整。如下图所示。一级类目、二级类目、实体分类号、案卷号及件号、保管期限、密级、正题名、第一责任者、页数、文件时间、文号、图号、载体、文本、文种为必填项。下图为相关著录信息,可供参考。。可通过点击文件著录界面的“全文