文档介绍：档案管理系统使用说明系统运行环境:显示器分分辨率在 1024x768 以上;windows 9x;windows xp;windows 2000;建议使用 windows xp 效果最好。 及以上版本; 以上版本;建议使用 word2003 及 excel2003系统使用:只需将档案管理系统直接复制到硬盘上 D 盘根目录下(不能在其他位置,若在其它位置将出错)即可使用特别注意:不能更改档案管理系统内任何文件夹内的文件结构,任何表格只能增减、修改记录。一、系统登录:打开 D:\文书档案管理系统,将快捷图标复制到桌面上,双击打开。初始用户名:123;密码:123第 1 页 共 12 页首次使用,将提示软件尚未注册,点击“是”打开注册界面,出现下图界面时请电话联系索取注册码。二、系统使用方法:注册成功后,再次登录出现如图主界面:第 2 页 共 12 页本系统可录入文书档案、教学档案、科技档案、声像档案、会计档案几类档案,请参照相关说明操作。其中文书档案、教学档案、科技档案、声像档案操作方法完全相同,现以文书档案为例进行操作方法介绍。点击“文书档案”按钮,出现以下界面:文书档案分为文书档案收文簿、文书档案整理、文书档案归档案、文书档案管理四个模块。完整规范的收集档案应按这四个模块的顺序进行,但也可直第 3 页 共 12 页接在“文书档案管”理块中直接录入档案目录。(一) 文书档案收文簿1. 新增点击“新增”按钮后在左边的输入框内输入相应内容录入相关内容后将在表格中自动增加一条新记录并自动保存。注意:(1)收文号与年度自动生成,一般不需改动。但年度发生变化时,请改动。(2)收文月与收文日自动与上次输入的内容一致(避免同一天收文时重复输入收文月与收文日),若收文月与收文日与当前日期不一致,请修改。:填写文件处理单时,最好是在新增信息录入完毕后,点击文件处理单按钮,即可实现对当前新增记录文件处理单的打印。若不是当前记录,需将要处理的文件设置为当前记录(用鼠标点击表格中相应记录,在表格的最左边将出现一个黑色三角形标志,如下图,该记录为当前记录),并依次点击左边输入框的收文号、年度、收文月、收文日、文号、题名、密第 4 页 共 12 页级等项目,该记录的信息将自动进入到输入框内,再点击文件处理单按钮,实现该记录的处理单的打印。当前记录标志3. 文件链接点击该按钮后将自动打开已收集的电子档案(word 文档或 excel 表格)或扫描文件图片文件夹。注意:请将电子档案按年度分别存放在档案管理系统\电子档案\..\ 相应的类别内。电子档案可以按文号或文件名命名保存,并且电子档案的标题必须与档案系统内的文号或题名完全一致,扫描文件存放在以文号或题名命名的文件夹内。:在输入框内输入年度后按提示操作。第 5 页 共 12 页提示: 年度打印导出时可能会因为 excel 版本兼容、计算机性能等问题出现错误,点击“忽略”后会正常进行。:按提示操作注意:年度删除只能在归档处理与年度打印后执行。:返回到主界面(二) 归档处理点击“文书归档处理”按纽后出现下图界面,初始界面中输入框不可用,表格数据只能读取,不可更改。第 6 页 共 12 页1. 点击查询按钮:在输入框内输入文号或题名:输入部分即可提示:输入文号或题名时可只输部分内容:如要查询文号为:梁平人发[2004]24 号,在输入框内只需输入 24 即可,输入内容越准备,查找出来的文件越少。,出现查询记录的内容::1)系统默认第一条记录为当前记录,若需操作的记录不是第一条记录,必第 7 页 共 12 页须点击需存档的记录进行定位(指定当前记录);当前记录标志2) 点击定位输入,在输入框内输入相关内容:4. 修改,定位输入后必须点击“修改”才能将输入框内的内容保存到表格中。此时表格可修改,若有错误可直接在表格内更改。第 8 页 共 12 页如此反复查询——定位输入——修改,直至把一个年度需归档文件的整理完。(三)文书档案归档按提示操作。特别注意:只有当一个年度的需归档文件整理完后才能进行。且一个年度只能执行一次。(四)(只输入文号或题名的部分内容即可)查找文件在档案室第 9 页 共 12 页的位置,方便提取文件。,点击新增录入按钮,在输入框内输入新增的档案;输入完毕后点击添加到库,输入框内的内容保存到档案库。若发现错误,点击档案订正按钮可用时直接在表格内修改。:按提示操作;:按提示操作。(五):(1) 打开 D:\文书档案管理系统\导入