文档介绍：太子龙协同办公管理系统(OA及知识管理)需求分析报告
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太子龙协同资源管理系统
需求分析说明书
引言
编写目的
本文档旨在描述太子龙集团公司协同办公和知识管理需求,以期建立在整个太子龙集团公司建立一个协同办公和知识管理平台,利用这个基础平台,全公司实现协同工作,知识共享的目标。随着信息化和外部环境的成熟,并进一步搭建起与上游供应商和下游客户信息共享的协同资源整合管理平台。
本文档重要从业务使用层面来来阐述太子龙集团公司协同办公知识管理平台的主要业务功能,是其公司协同办公系统项目定位及选型的基础和重要参考
本文档的阅读者主要是关键业务人员、业务需求提出人员、公司高层领导等所有项目相关涉众。
背景
根据公司发展规划及《太子龙集团信息战略总体规划》,公司作为一个集团性公司,构建一个集中、统一的协同办公平台的建设是太子龙集团信息战略的重要组成部分。
任务概述
目标
基于《太子龙集团信息战略总体规划》及《太子龙集团发展规划》,协同办公知识管理平台建设将遵循统一建设,集中管控原则。由集团公司统一规划,统一部署。一旦协同资源管理系统成功实施,各子公司及分公司不再保留类似功能的信息系统。
协同工作知识管理平台的建设将统一规划、统一流程、统一组织,统一考核,形成统一域名的内部协同办公知识平台。
构建基于标准LDAP协议的统一用户管理的基础建设;
构建太子龙集团公司企业办公门户系统建设;
构建太子龙集团公司的邮件系统建设,并整合入门户系统平台;
构建太子龙集团公司的“xxx品牌子门户系统”建设;
构建太子龙集团公司的“xxx部门子门户系统”建设;
构建协同资源管理系统中信息发布、文档管理、会议管理、在线交流等办公管理应用的建设;
构建IT内部管理流程系统,方便公司内部IT硬件及软件维护;
实现太子龙集团公司的“总裁门户系统”以及实现与ERP等业务系统的整合,实现“企业数字仪表板”的构想提供统一开放平台。
使用特点
本系统使用的用户来自集团公司所有部门和业务岗位,地理范围广;这些用户的IT 使用水平参差不齐,对计算机的应用能力不等。这要求系统简单易用,维护工作少,对系统能够集中维护。
3、整体规划、阶段目标
协同办公系统使不同的管理层可随时随地掌控集团公司的局部或整体情况,使集团公司各部门的管理成为一个有机的整体,逐步做到矩阵化管理。规范企业工作流程,建设公司工作流管理系统,实现公司各类工作流的定义、流程管理、任务的分配、追踪、相关文档的记录和查询。加强企业信息化水平,公司将规范管理提高效率,科学决策,快速反应等。
太子龙协同资源整合管理系统的建设将‘统一规划,逐步实施’为原则,将整个项目来分为三个阶段,建设步骤主要从基础建设开始,逐步由简入深,不断提升公司信息化深度。
太子龙集团协同资源管理系统的整体蓝图:
太子龙集团协同资源管理系统的建设分为三个阶段:
第一阶段系统引入与推广
规划系统资源管理系统,并选择适合公司的协同资源管理系统和有后续合作能力的供应商。本阶段主要是将系统引入,并完成知识管理内容分类及知识积累的方式,相关配套的制度与流程的制定,知识管理的文化引导。流程管理实施由简入繁的方式逐步推进,首先在将一些简单的流程、比较固化的流程纳入系统,如:发文、收文、出差审批、请假流程、报销流程。同时完成太子龙协同资源管理系统的框架搭建。
在本阶段的建设主要目的是加强公司中高层意识,加强员工的认识度,公司从上而下对协同办公从迷茫到认知,并逐步完成由手工向协同办公方式的转变,进一步形成协同办公系统依赖性,从而使公司内部慢慢将对协同办公从引导转变为自发,对知识内容的自发、自觉提交与归类,达成业务部门自发要求将相关业务流程一点点纳入到协同系统中执行。
协同系统平台搭建,完成硬件部署与系统安装调试;
以门户系统作为统一的工作办公及信息展示平台,以门户系统中的各应用模块实现各类办公应用需求;
《知识管理办法》制定明确知识管理分类、相关制度与流程的制定、奖励政策与评估方法;
整理固化的、简单的流程,将其纳入到协同资源管理系统中;
外部公司网站的改版,并与协同资源管理系统集成;
将邮件系统B/S化并整合入门户系统或切换邮件系统,统一在协同系统中收发邮件;
完成HR系统的初步需求建设,并将HR系统与协同资源管理系统集成;
供应链资源管理系统整合与实施;
第二阶段系统深化与集成
在第一阶段推广的基础上进一步深化功能,提升协同系统使用价值,实现业务流程审批应用需求;将其它系统中和业务关联性强的,基于流程审批的系统集成到办公门户系统中。
协同系统功能使用深化,进一步挖掘功能使用;
与DRP分销系统集成,完