文档介绍：Business Proposal 商务建议书
建议书是指单位或个人对某项事业或工作有所研究和思考,进而向有关领导、政府、企事业单位、专业团体提出改进措施和建设性意见所形成的一种书面材料。它也是英文商务写作常见的一种文体。可以将其视为报告类文书之一种,但是它与其他报告相比有其自身特点,因此英文中常用一个特定的名称“Proposal”来界定此类文书。
Part I Occasions That Call for Writing (书写场合)
“Too many good ideas die in business for the lack of a written proposal.”当你想就某一问题提出对策、设想、建议或行动方案时,你可以进一步考虑“是否应该起草一份建议书?”这种主动提供的建议书在英文中称为unsolicited proposal,其主旨大多在于改变现状或改善局面。因为不是受命于人,自发性建议书的内容可有很大的自由度。但这样的文章必须有很强的针对性。首先要使对方意识到现存问题的严重性或某种需求的迫切性,然后拿出你的方案,提出建设性意见。
非主动提供的建议书(solicited proposal)则指那些应对方要求而写的规划或方案,如投标书则属此列。一般此类文书均属于正式文件。收件人在审阅完建议书后往往必须做出明确答复,要么“肯定(接受、认可)”,要么“否定(否决、回绝)”。你的目标是:使对方无论从文本的外表还是内容本身都能很好体会到你作为文件呈递者所具备的高度责任感、求实敬业精神和良好的职业风范。其次,你的说理必须充分,使对方完全了解他想知道的内容,并相信你有足够的把握兑现自己的承诺,这样才能说服对方给你开绿灯。
…
Part II How to Write (如何书写)
针对自发性建议书,其行文大体可分为三个步骤:
√ Problem 揭示或认定问题所在
√ Objectives 提出目标方向
√ Solution 推出实施方案
更具体的布局体例可参见下列小标题:
√ Problem 问题
√ Proposal Solution 对策
√ Schedule 日程
√ Cost/Budget 支出/预算
√ coordination 协调
√ Benefits 效益
√ Conclusion 结束语
有时简短的建议书只需表述三个基本内容:项目规划(Proposed action)、人力配备(required personnel)和经费(fees)。
…
针对非自发性建议书(以其常见的项目投标书为例),其行文大体可分为四个步骤:
√ Introduction 导言
√ Technical and legal details 技术及法律程序详细资料
√ Acceptance criteria 接受标准
√ Personnel and Facilities 技术力量和设备条件
当涉及企业项目时,更具体的内容可能包括:
√ Sales and production volume 生产和销售数量
√ Marketing and distribution 市场销售
√ Revenue Taxes 营业税
√ Market prices of products 产品的市场定价
√ License fees 执照费用
√ Start-up costs 启动成本
√ Land and building 土地和建筑
√ Cost of sales 销售成本
√ Operating expenses 运营费用
√ Local labor cost 本地劳务费用
…
同商务报告的分类方法一样,商务建议书还可根据其正式程度划分为非正式建议书(Informal Proposal)和正式建议书(Formal Proposal)。商务建议书其具体书写格式和商务报告完全相同,具体可参照上一章节中关于商务报告格式的介绍。
…
Part III Tips on Writing (注意事项)
√建议书要以事实为根据撰写
√提出的建议要具体,操作性要强。
√对采纳建议能带来的好处既要写的乐观,也要防止吹嘘。
√非自发性建议书中的项目投标书,作为一种营运文件,用于一项任务开发之前,往往需要附有预算表。
√建议书与可行性报告相比有共通之处,但“报告”可以列举多种方案,经比较各自的优劣后再推出最佳方案,而在建议书中通常只提出一个方案。
…
Part IV Useful Words and Phrases(单词和短语)
Words (单词)
annually
adv.
每年
benefit
n.
益处
bidder
n.
投标方
concret