文档介绍：会议接待策划方案会议主题:“我为家乡做代言”——暨第六届国际食品安全年会GFSF十大品牌“新地标产品”崛起评选会议时间:2015年12月5日至2015年12月6日(早9:00-晚6:00)下榻酒店:XXX温泉度假酒店四、会议地点:云南省昆明市经开区出口加工区顺通大道浦发路16号云南创新生物产业孵化器五、环境布置会场外区域布置酒店外围环境:含本次会议主题的欢迎横幅会议室外围环境:孵化器正门悬挂本次会议主题的欢迎横幅、从入口到会议室导示牌、会议室门口放置签到桌、会议室外设置产品展示区域会场内主要区域布置会议桌桌摆放:课桌式摆放,水牌的摆放会议用品:白纸、签字笔、矿泉水、纸巾等会场氛围:主题布标、背景音乐会议接待流程细节会前准备要求确认出席会议的人数,参会人员的详细信息、会议名称,参与单位(包含:主办、协办、承办、指导),会议日程安排,会议的主宾身份,会议坐次顺序安排。安排酒店房间、午餐、晚餐及晚宴并安排酒店提供叫早服务。准备会议资料,设计制作会刊,设计制作四份评分表,由承办单位按会议要求根据参会人数印刷。准备领导发言稿以及新闻通稿。准备会后赠送用礼品(由承办方负责)。根据承办单位所提供的资料,在会议室外设置产品展示区。在会议室内为参会宾客提供茶歇服务(热茶、咖啡与糕点)。6、确认会议室内各种用具与设施符合会议要求(签到台/椅、签到簿/笔、会议桌、椅子、矿泉水、纸/笔)。 7、确认会议设备就位,如:讲台、投影屏幕、LED屏幕。调试好相关设备如:话筒、多媒体投影仪、音响、空调、灯光。8、核对会议横幅与指示牌内容并制作与放置指定位置。 9、会议摆台标准签到桌及文具用品 a、在大厅门口处或会议室入口处准备好签到桌、笔、纸或簿。 b、如会议要求配备信纸、便笺、黑色碳素笔等,要每人一份整齐地摆放在会议桌上。各项用品均应在会议前30分钟准备妥当。10、通知孵化器物管派人清扫公用卫生间,并派专人职守。11、会议开始前三十分钟需把会议室设备再次检查一遍,包括空调,灯,话筒,投影等。12、准备安全应急预案会议迎候服务(会议开始前30分钟门口迎候)1、精神饱满,微笑有礼在门口迎候客人,请宾客签到、发放资料(会议资料、评分表及会刊)、引领宾客就坐。(迎宾就是否招募志愿者?还就是工作人员?)2、会议厅入口大门开启,客人集中进入时注意分流指引客人进入会场。会议服务程序工作人员主动询问主办方或负责人会议厅内灯光需求、背景音乐要求、确认会议人数。2、当客人来到会议厅时,礼貌热情地向客人问好,指引入座。 3、工作人员再次确认话筒就是否开启状态(以防其她原因关闭),尤其主席台需特别关注。4、先到达的客人入座后,提供饮用水服务。 5、服务人员时刻关注会议客人动态及需求,分辨会议客人,防止其它不相关人员对会议客人的干扰,尤其对于在走廊吸烟及大声喧哗的客人要劝阻、引导,尤其就是会议主管要加强现场管理。 6、会议期间服务人员站于会议厅门口主动为进出门客人拉/关大门。 7、会议中间休息,要尽快整理会场(如:桌椅等),添补与更换各种用品(如:水杯、矿泉水、纸、等)。  会议结束服务1、打开会议厅大门,引领客人到出口。 2、工作人员应站立门口,微笑向客人道别。3、工作人员应主动检查一遍会场,瞧就是否有遗留物品等,设施设备有否损坏,如有问题及时与会务组联系并做好记录。 4、找合适机会询问主办方意见或建议。