文档介绍：电子文件登记表及填写说明
为保证成果地质资料电子文件的正常使用,在制作电子文件的过程中,需要编制电子文件登记表。表的样式及编制要求见本要求的附录B(规范性附录)。
电子文件登记表的源电子文件采用XLS、HTML或XML格式,存档电子文件采用PDF格式。
电子文件登记表编制完成后,取名“电子文件登记表”,归于其它类中,其纸质和电子的一并汇交。
表B1 成果地质资料电子文件登记表(首页)
制作人: 验收人: 共页第页
报告题名
电子
文档号
档号
载体编号
电子
文档说明
软硬件环境特征
硬件
环境
操作
系统
开发工具
及版本
文本:
图形:
数据库
或软件:
多媒体:
文
件
记
录
特
征
载体类型
CD: ___张
DVD: __张
其他: _张
存储
方式
□多件一盘
□一件一盘
□一件多盘
容量
(Mb)
源电子文件的格式及版本
文本:
图形:
数据库或软件:
多媒体:
电
子
文
件
个
数
正文
审批
附图
附表
附件
数据库和软件
多媒体
其它
源
电子
文件
存档
电子
文件
形成特征
形成单位
电话
通讯地址
邮编
形成日期
年月日
项目负责人
E-mail
文件交接
提交单位
通讯地址
邮编
联系人
电话
E-mail
送交人
电话
E-mail
接收单位
年月日
接收人: 年月日
备注
附录B
(规范性附录)
表B2 成果地质资料电子文件登记表(续页)
制作人: 验收人: 共页第页
文件
类别
文件
分册号
电子文件名
或文件夹名
文件题名
文件字节数(MB)
备注
正文
审批
附
图
源电子文件
存档电子文件
附表
附件
数据库和软件
多媒体
其它
填写说明
一、表B1
(一)“电子文档说明”用于对该份电子文档进行必要的说明,说明的内容主要有:该电子文档制作、使用时的各种注意事项和必要的参数(如坐标系、比例尺、投影方式、投影参数、字段名与字段名含义等)、加密电子文件的密钥、数据库或软件的用户名与密码以及其它一些与电子文档有关的必要说明等。
(二) 在“硬件环境”、“操作系统”和“开发工具及版本”栏目中,需要详细填写所用到的全部硬件系统、操作系统和字处理、制表、制图、数据库、系统开发以及多媒体制作等工具软件的名称和版本号。如果“开发工具及版本”与“文件格式及版本”相同,则可任选一处填写其内容,并在备注中说明;若不相同,则两处均要填写。
二、表B2
(一)对于附图类电子文件,要求同时填写源电子文件名和归档电子文件名,其它类别的电子文件名则只需填写源电子文件名。
(二)文件分册号用于标识电子文件所在的分册,从“1”起连续取值。
(三)每一个电子文件均要按照类别、册序及在该册中的顺序依次填写电子文件名和与其对应的文件题名以及字节数等内容。文件题名即为该电子文件所载内容的题名,如正文就是报告题名,附图就是其图名,附表就是其表名,等等(示例见附录A)。在编制文件题名时要遵循以下规则:
1、应使用规范化的语句精确地描述出文件的主题内容,做到规范、完整、简洁、明了;
2、审批类电子文件以各审批