文档介绍：来宾接待制度(修订版)
一、总则
为规范公司来宾接待程序,特制订本制度:
1、公司来宾接待管理工作由公司总经办统一管理,并受公司总经理领导。
2、凡来公司检查工作、参观指导的来宾均由公司总经办统一安排。需公司领导接待的,由总经办上报。
3、凡来公司检查指导工作的上级领导与检查团,总经办按需求组织落实接待人员、接待路线、会议室、接待交通工具、用餐、住宿安排等。
4、总经办需对各类接待工作登记造册,包括来访者单位、姓名、人数、对方联系方式、时间、内容、接待部门等。
5、对直接来访的部门和人员,应先报总经办做出安排后接洽,一般不准擅自接待。特殊情况应在接待后及时将来访情况、接待内容报总经办备案。
6、来宾在公司内的各种活动均须由接待人员陪同,不得使其擅自活动。
7、凡涉及参观重要岗位,索取机密资料等事宜,均须报请公司领导批准。参加过程中,接待人员要严格执行保密制度。
8、参与会议的,总经办要进行会议记录与整理,以及相关资料(如相片、光盘等)的归档整理;
二、接待标准
1、特级标准
政府机关正、副部级以上领导视察公司时按特级标准进行接待。
2、一级标准
政府机关副厅局级(副市级)以上,正副部级以下来宾及重要业务单位企业负责人、大型企业副总经理以上来宾按一级标准接待。
3、二级标准
政府机关副处级(副县级)以上、副厅局级(副市级)以下来宾及中小型企业副总经理以上领导和重要业务客户按二级标准接待。
4、三级标准
一般来宾(包括正常业务往来、工作关系)按三级标准接待。
三、接待程序
1、各类接待工作需要先填写申请表,报送公司总经办确认,了解来访者的级别、目的和要求,根据接待标准拟定接待流程,公司领导批准后,通知对口部门承办。
2、特级标准、一级标准、二级标准由总经办统一安排接待线路及接待分工,三级标准由各承办部门负责安排接待线路,总经办负责指导、配合;
附:接待流程图
前往前台填写接待申请单
相关部门收到接待通知
报送总经办
总经办根据来宾级别确定接待标准
相关部门配合总经办做好接待工作
总经办下发接待通知单组织接待
接待工作完成并新闻挂网与信息存档
四、接待要求
特级接待标准
1、领导车队驶进公司园区时,东、西大门各安排保安一名指挥交通,并致礼,确保领导考察车辆出入顺畅无阻;
2、会议室投影仪、音响、话筒正常运行、按天气温度需要空
调提前30分钟正常开启;
3、公司所有部门办公室、过道、会议室等办公和公共区域收拾
整齐干净,卫生无死角;卫生间摆放檀香、纸盒抽纸;
4、若接待为非工作时间,特级接待时员工及相关工作人员正常上班;服装得体,形象整洁、礼貌回答参观者的提问;
5、大厅门口需有欢迎横幅、欢迎牌及电子屏幕内容的及时更新、
(两块电子屏幕同时开启)、并打开钢琴播放轻音乐;
6、会议室布置整齐,按人数摆放好座椅、公司宣传资料、纸、
笔及资料袋,台签、每人每位水果拼盘;纸巾、茶水(白瓷杯)、烟灰缸(按2人一个)以及台面鲜花;室内大棵绿色植物无黄叶;
7、按领导视察意图,在三楼演示专区做好演示内容、演示设备
的准备,并安排专人负责演示,演示用语要规范、标准;
8、全公司挑选接待工作人员,统一着装,接待工作人员需做好引领与演示工作;
9、会议室准备好笔记本电脑及投影仪,并按接待需要准备好相
关汇报材料;
10、全程摄像与拍照(与领导合影留念)设备的准备及人员的安
排;
11、录音笔的准备,全程会议记录的整理归档及内网新闻的挂网;
12、根据客人类别及会议内容编制公司PPT,由总经办统一播
放及彩打;
一级接待标准
1、协调确保车辆出入顺畅无阻,东、西大门安排保安值班并致礼;
2、会议室投影仪、音响、话筒相关设备设施正常运行、空调正常开启;
3、公司所有部门办公室、过道、会议室等办公和公共区域收拾整齐干净,卫生无死角;卫生间摆放檀香、纸盒抽纸;
4、若接待为非工作时间,一级接待时员工及相关工作人员正常上班;服装得体,形象整洁、礼貌回答参观者的提问;
5、前厅门口电子显示屏按来宾单位与职务等书写好欢迎词;
6、会议室布置整齐,按人数摆放好座椅、公司宣传资料、纸、笔及资料袋(方便客人拿走),台签、每人每位水果拼盘;纸巾、茶水(白瓷杯)、烟灰缸(按2人一个)以及台面鲜花;室内大棵绿色植物无黄叶;
7、按领导视察意图,在三楼演示专区做好演示内容、演示设备的准备,并安排专人负责演示,演示用语要规范、标准;
8、会议室准备好笔记本电脑及投影仪,并按接待需要准备好相
关汇报材料;
9、全程拍照(与领导合影留念)设备的准备及人员的安排;
10、录音笔的准备,全程会议记录的整理归档及内网新闻的挂
网;
11、根据客人类别及会议