文档介绍：为什么受到了宏达公司这几年面临激烈的市场竞争。为了提高竞争力,总经理采取了一系列措施,其中就有要求总经理办公室的李秘书注意收集过内外的相关信息,并加以分类整理,打印后放在几个公共信息夹里, 供一些部门和人员参考使用。这样运行了一段时间,大家都觉得这种提供信息的方式很好。总经理因此决定扩大收集信息的人员范围,要求各部门秘书也要负责收集相关的信息,提供给李秘书,由李秘书统一分类整理,负责信息夹的借阅管理。开始时,李秘书把整理好的信息放入信息夹,让借用者自由取用,随时可以借阅,然后靠大家自觉归还。可是过了一段时间后,有很多信息夹被借走之后,很长一段时间不见踪影,别人想查阅却找不到信息夹的下落,只能干着急,只好自己又重新查找,费时费力。大家向李秘书反映这种情况,李秘书说: “可能借阅者太忙了,一时忘了,过两天就归还了。”有一次,总经理来到李秘书的办公室,让她提供一下有关一家上市公司的信息,他急着用。李秘书翻遍所有的信息夹,也没有找到, 不知让谁借走了,没有及时归还。李秘书只好跟总经理说: “请您等一等,我马上给您重新查找相关信息。“总经理说:”小李,工作这么做可不行,让你管理这个信息利用工作,就是为了方便大家及时利用信息,节省时间和精力, 你却管理得这么混乱。现在你好好考虑一下应该怎么做,写个信息利用方案下午交给我。”总经理走后,李秘书陷入了思考。分析与评述信息利用工作是非常重要的工作。信息利用有利于实现信息的价值,促进管理水平的提高;有利于信息的增值和信息资源的共享;有利于提高决策的成功率。跟踪信息的去向是监督信息利用,提高信息利用率的有效方法。秘书为了有效管理信息利用工作可以使用跟踪卡、文档日志记录信息借阅情况,但要注意及时检查。而不要采取本案例这李秘书的做法,让大家自由取用,自觉归还。这样会大大降低信息使用效率,使信息利用工作陷入混乱。思辨题 1 、什么是跟踪卡、文档日志?它们的内容是什么?怎么利用? 2 、信息利用的意义是什么? 1、什么是跟踪卡、文档日志?它们的内容是什么?怎么利用? 文件档案的追踪和管理, 尤其加强对重要档案夹的管理,更加快速地进行文件定位,更加轻松地追踪敏感文件,确保只有经过授权的人员能够获取重要文件,缩短查找文件的时间,降低丢失文件所造成的财务和法律影响。 2、信息利用的意义是什么? 信息利用工作是非常重要的工作。信息利用有利于实现信息的价值,促进管理水平的提高;有利于信息的增值和信息资源的共享;有利于提高决策的成功率。谢谢观看猪八戒照镜子周秘书最近很郁闷,她向自己的好朋友抱怨,这秘书真不好做, 不想干了。她有个形象的比喻: “猪八戒照镜子,里外不是人。”原来,他们公司有些部门的员工最近一段时间比较懒散,经常不按时上班打卡,上班期间也经常借故开溜,经常找不到人。老总发现这些情况后很生气,责成周秘书调查清楚,确有其事,一定要严惩不贷。对情况属实的缺勤职工一定要按规定给予处罚,扣发工资奖金, 严重予以开除。周秘书接到命令后,很认真地到各个部门进行走访,严肃地要求各部门缺勤的人员必须向她说清楚缺勤的原因,对于说不清楚原因或她认为缺勤原因不适当的,她都要汇报总经理给予处罚。一时间闹的公司人心惶惶,很多人都来找她,有说原因的、有求情的。周秘书根据自己的判断,总结了一下缺勤人员的情况,列出了缺勤、迟到、早退人员的名单报给了总经理,并向总经理简单汇报了她调查的情况。总经理根据周秘书汇报的结果,对一些缺勤人员做出了相应的处罚。