文档介绍：会议管理要求
一、目标
为加强会议管理,确保会议时效性和有序化，特制订本要求。
二、适用范围
本要求适适用于金瀚房地产开发会议管理。
三、同意和解释
★本制度由xxx房地产开发行政事务部主管副总同意后生效；
★本制度由xxx房地产开发行政事务部负责解释。
四、控制要求
（一）会议管理标准
1、精简高效：尽可能压缩会议时间,降低会议频次，能合则合，能减则减，准备充足，讲话言简意赅。
2、实事求是：会议中汇报内容要具体翔实，方法要切实可行，研究或讨论问题不可带有个人色彩。
3、目标明确：会议应确保围绕既定专题进行，不要偏离会议专题和形成不了会议决议或结果。
（二）会议分类及其归口和帮助部门
1、股东大会和董事会级会议：企业股东大会或董事会安排组织例行或临时会议。股东大会或董事会是其归口部门，行政事务部根据股东大会或董事会要求负责会务工作。
2、企业办公会：企业周例会、月度、季度、年度绩效考评总结会、工作总结会及职员大会。行政事务部是其归口部门，全方面负责会议组织及会议安排事项督办，各部门帮助。
3、专题项目会：企业范围内组织对内或对外进行项目讨论会、座谈会、调度会、现场会、质量分析会、新闻公布会、招投标会、文体活动等专题性质会议。会议牵头部门是其归口部门，全方面负责会议组织及会议安排事项督办，行政事务部帮助；若不能明确归口部门或会议牵头部门不便归口负责，则由行政事务部归口负责全方面组织会议和会议安排事项督办，相关部门帮助。
4、部门内部会议：因工作需要仅限于本部门职员参与各类会议，部门自行负责；
5、总裁/总经理接待日：总裁/总经理等企业高管人员和基层职员进行一个特殊会议形式。行政事务部负责，各部门帮助。
（三）组织程序
1、股东大会和董事会级会议组织程序遵照《企业章程》实施。
2、企业办公会、专题项目会组织程序为：
a）会议归口部门依据拟召开会议性质和目标填写“会议审批通知单”，确定会议时间、地点、参与人员、主持人、统计人、会议议程、其它要求等事项，经分管领导审批（关键会议需经总裁同意）后，由行政事务部下发到下一级行政事务部或职能部门，由其负责通知本单位参会人员。周例会等已形成既定制度会议根据正常要求召开时不另行审批和通知；情况紧急时，归口部门可经主管领导口头同意或直接通知参会人员本人。
b) 会议前准备
归口部门提前部署好会场，包含安排会议室、清理卫生、制作安放各类标示牌、检验并调试设施设备等工作，凡在企业内部举行会议，由会议举行地行政事务部按归口部门要求落实；归口部门提前准备好会议所需材料或物品,并摆放到位；其它参会部门准备好所需材料或物品。
c) 确定会议议程
企业办公会、周例会议程是先由各子企业或部门汇报上周工作完成情况、本周工作计划和需协调事宜；其次，主管副总裁总结和安排管辖范围内事宜；最终总裁总结强调关键事项并安排总体工作。专题项目会和其它企业办公会按主管领导同意确定后会议议程进行；若情况改变需调整会议议程时，会议归口部门报原会议审批领导审批后实施。
d) 提供会务服务
会议归口部门指定专员进行会议签到、现场会议统计、会场秩序维护，若需安排食宿则移交同级行政事务部实施；会议举行地行政事务部负责会议茶水服务、设备操作和安全保卫和会后卫生清理等工作