文档介绍：上海东湖物业公司管理制度规程汇编
上海东湖物业公司管理制度规程汇编
第一部分各类管理制度(规定)
(一)接待、查询服务制度:
11>.运用规范的语言,礼貌热情接待小区内业主和来访顾客,耐心解答其询问,按时完成业主(使用人)委托代办的事项。
,首先要了解其要求,准确转达;其次要将获得的结果详细转告其。
,电话铃响三次必须接听,问清业主(使用人)的姓名和相关情况,然后告之相关。谈话结束后,应该说一声“再见”,不可贸然挂断电话。
(使用人)提出问题后,要及时准确地回答。
(使用人)提出的问题超出本人的工作范围时,应为其做好指引工作。
,了解各业主(使用人)及有关工作人员的情况。
,热情、准确、完整地回答业主(使用人)询问。
(使用人)的隐私,对其资料、私人信息,应予保密;对来电问询业主(使用人)资信者,一律婉拒,不予答复
(二)物资采购保管管理制度:
为加强物品申购、采购、保管、领用、核算的管理,对物品进行有效的控制,保证管理处物业管理工作有序、高效地进行,特制定本规程。
,以必需、合理、节约为原则,
提出下月所需物品的品名、规格及数量,填写物品申购计划单,经部门负责人签字认可后,交接待部门仓库保管员。
,仓库保管员将各部门申购计划汇总统计后,根据库存情况,增删
计划内项目,填写物品采购单。采购单采用三联复写方式,详细注明采购物品名称、规格、单位、数量、要求到货日期等内容。
、管理处经理签字认可。一联仓库留底,一联交分管
主管,一联交采购员,按采购单上所列物品实施采购。
,如仓库确无存货,根据急事急办原则,可由相关部门
直接向分管主管提出申购。事后由申购部门补填申购单,由仓库补填采购单。
,收集价格信息,掌握市场动态。根据品质优、价
格廉、服务好的原则,按物品类别选定2-3家供应商,建立长期供货关系,并造册登记,存于分管主管处。已报管理处经理同意的长期供应商,非经管理处经理批准,不得随意变更。
(一般100元以下)支付现金外,均须使用支票
结算;从长期供货商处采购物品,争取赊账方式,每1-2个月结算付款一次。
,一般在五个工作日内完成采购。急需的
物品必须立即采购,以确保物业管理工作的正常进行。
,如有
变动要及时与分管主管和财务联系。分管主管应对每笔采购业务凭证进行审核,严格把好第一道审核关,财务应对采购业务进行抽查,发现问题,及时汇报处理。
、发票号码、品名、规格、单位、数
量、单价、总金额填制一式三联收料单,一并与所购物品送交仓库签收。
(收货人)对物品进行清点验收后,在收料单上签名,其中一
联仓库保管员保存,作为物品收入凭证、“库存材料”明细账记账凭证;一联交财务会计,作为“库存材料”分类账记账凭证;一联采购员留存。
,编制库、架、层、位“四定位”方法,将采购入库物品放入规定的仓位,并根据物品仓库填写货卡。
“四清、二齐”,即品名清、规格清、数量清、价格清;
库容齐、堆放齐。库内物品应根据品种、规格、形状、批次、成行、成堆、成串等各种形式摆放,做到摆放整齐稳妥,便于点数、发货。
“先进先出”的原则,以保证库存物品质量完好。
,必须配备消防用具,仓库内严禁吸烟。
,仓库保管员根据库存物品明细账对仓库存货进行盘点,编制“库
存材料”盘点表,要做到帐、卡、物相一致,发现存货有盘亏、报废或三个月以上呆滞不动的现象要分析原因,写出书面报告并附盘点明细表一并交给分管主管,由分管主管提出处理意见后报管理处经理审批。
,需填制一式三联领料单,由领用人和部门负责人签字。其中
一联交领料人,作为部门收入凭证;一联由仓库保管员转交财务会计;一联仓库保管员留存。
(服装)等物品,由仓库保管员开具领料单并由领用人签字,
“仓库领用(发料)登记册”由仓库保管员登记。第二次领用,必须以旧换新,领用人离职时要收回其领用的工具(服装)等,如有遗失则照价赔偿。
,必须填写经部门负责人签字的物品借用单,使