文档介绍：第章会前准备工作
学习目标
了解会前准备工作的内容及重要性
≯明确会务工作的流程及操作方法;
≯熟知会议议程、日程、会议通知等会议文
件的内容要求、制定要求、发送要求
掌握会场选择、会场布置的方法及技巧
案例1
某集团公司定于某月某日在大礼堂召开部门工作
总结会议,会议组织者给参会人员发了通知,通知上
明确地写着时间、地点。可当销售部、行政部、生产
部的经理提前来到礼堂一看,发现礼堂内张灯结彩
不像召开工作总结会议的样子。询问礼堂管理人员才
知道,今天礼堂召开的是另一个表彰会,而原定的工
作总结会的地点已经改换了。
几位部门经理觉得莫名其妙——改换地点为什么
也不重发通知?事后,会议组织者解释道,由于会务
人员工作粗心,在下发会议通知前没有与礼堂管理人
员
系,一厢情愿地认为场地没有问题。直到会
午才去联系,没想到礼堂已经安排其他会
好临时改换会议地点。但由于与会人员
及一一通知,结果造成了上述失误。会议
做出道歉,但造成的不良影响还是无法消
案例2
三国时期,曹操引兵攻打东吴。东吴大都
督周瑜接到曹操战书后,当场就撕毁战书,斩
杀来使,表示抵抗的决心。于是有了曹操和东
吴在三江口的一番交战。周瑜打了胜仗,但他
仍谨慎从事,派人连夜暗窥曹营。周瑜发现曹
操水军的指挥官是从刘表手下归降曹操的蔡
瑁、张允,这两人都擅长水战,是东吴破曹的
主要障碍。于是周瑜产生了用计谋除掉这两人
的打算
曹操吃了败仗,正在发愁之际,曹营中的
僚蒋干出来自荐,说愿意去东吴说服周瑜前
降,而且保证完成任务。(转下页)
案例2
周瑜和蒋干是少时同窗。周瑜听说蒋干来了
眉心一皱,心生一计。周瑜先是在大会群英的宴席
上定下了“但叙朋友交情”,不提“军旅之事”的规
矩,封住蒋干的口。进而周瑜又向蒋干显示东吴英
杰云集、兵精粮足的实力,炫耀自己“遇知己之主”
受到信任重用的地位,断绝蒋干说降的念头。在夜
间,周瑜和蒋干抵足而眠,还假装酒醉酣睡,诱使
蒋干偷走一封伪造蔡瑁、张允投降东吴的书信,还
北有人到此”来暗中联络的情节给蒋干
对书信确信无疑。蒋干原为没有完成说
使命发愁,幸亏得了这份重要"情报",就
慒营去报功。曹操看了这封信,喝令斩杀
验余水吮。周瑜的反间计获得了成功平不
2思考:两个案例说明了什么问题?
→案例1:因为没有做好会前准备工作,造成不良的后
果,没有准备或准备不充分的会议难以取得良好的成
效
→案例2:从群英会的各个细节中可以看出,这是一场
经过精心策划与准备的会议,因此能获得成功,除掉
了蔡瑁和张允,为东吴战胜曹操的大军奠定了重要基
础。由此可见,充分的会前准备是高效率会议至关重
要的一步。
会前准备工作的主要内容
&商定会议时间、地点
&制定会议计划:包括会议名称、会议议
题、会议日程、会议议程、会议程序。
准备会议材料。
&拟写和发送会议通知
&预算和申请会议经费
&会场布置
&与会人员的名单及分组
k会务工作机构的成立与分工
商定会议时间、地点
、商定会议时间
1会议时间
选择在恰当的时间集会,安排长短适宜
的会议时间,不仅可以体现出一个组织的
会议意图,同时更能提高整个会议的效
率
感商定会议时间、地点
会议时间选择的考虑因素
∽(1)是否适合会议组织人员完成全部工
作
∽(2)是否方便与会人员参加出席。
∽(3)会议召开期间的自然因素。
商定会议时间、地点
会期是指整个会议所需要的时间的长短,主
要根据会议议程的多少而定,分半天、一天、三
天、五天不等。
会期适中是指会期安排能够满足完成所有议
程的要求,不拖沓也不紧张;还指每次集会应有
时间限制,最佳的时间范围是在2个小时内,若超
十这个时限,应安排会间休息