文档介绍：会议接待方案
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【篇一：大型会议接待方案】
一、会前准备工作
1、组织会务班子、明确工作职责。大型会议还要制定详细的会务工作方案。
2、发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。
3、印刷会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。
4、大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。
5、大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。
6、会场布置、会场布置要充分体现会议气氛。
（1）悬挂会标、徽记、旗帜登。
（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，拜访席签、话筒，并保证音响效果。
（3）确定会议桌摆放形式，明确划分分会场区域，并使与会者明确。
（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。
（5）摆放适宜花卉。
7、后期服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。
8、做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。
9、进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。
二、会务组织与服务工作
1、会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。
2、搞好会议签到、材料分发。
3、落实主席台领导、发言人是否到齐。
4、按预订方案组织与会人员由前向后以此就座。
5、维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。
6、做好会议纪录，写好会议简报。
7、组织照相。
8、为与会人员预订车、船、机票等。
三、会议善后工作
1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。
2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。
3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。
4、做好会议报道工作。
【篇二：人大会议接待方案】
会议日期：07年元月XX日——07年元月XX日。
会议用房：90标准间
18单人间
2双人套间
共计110间客房，202个床位。
会议代表团、人数及会议室分布
新市区50人2号会议室
徐水县28人1号会议室
清苑县29人3号会议室
望都县14人5号会议室（休息厅）
安国县14人4号会议室
博野县16人6号会议室（王总办公室）
容城县13人7号会议室（健身房球厅）
合计：7个代表团174名代表7个会议室
另有工作人员近60人
以上信息如有变更，由营销部另行发单通知各部门为准。
为圆满接待此次接洽会议，扩大酒店对外良好的宣传影响力、各公司、各部门必须通力配合，全力以赴的组织、安排、落实好会议各项要求。
具体工作：
一、营销部：负责人
1、提供恒通酒店客房区域平面图给大会会务组：每楼层客房分布，包括房间类型（标准间为主），朝向，房号，内线电话，电梯及紧急通道位置；
2、与大会会务组协调确定用房总数，房价结账方式、预付款方式；
3、协调可否接待散客：客房、餐饮；
4、人员出入（员工凭工号牌）、业主凭物业发出入证。
5、确定会议室所需数量，具体人数，提供会议室内及酒店大堂外条幅的具体长度；
6、确定恒通会务组负责人及签单人名单，会议日程安排表的下发；
7、确定会议代表开房用餐形式凭证、通知单、餐券；
8、确认除住宿用餐以外杂费的付费形式（长话、洗涤、赔损等并通知有关部门）；
9、根据通知张贴各驻地门条、姓名的工作；
10、销售人员除追欠账及客户紧急事情以外，均要驻会，由销售部经理统一安排，落实到人、时间、地点，重点：会议室、用餐、各驻地会务组及各职能组的协调，征求意见，及时反馈到有关部门；
11、移动、联通公司的接洽、展台。
12、公关
前厅部：负责人
1、根据会议要求，对计划内用房提前进行预留，避免出现已上报房间当日无法离店现象，做好为宾客的解释及会议室抚慰工作；
2、做好房卡的检查、准备工作（确定是每人一卡，还是每房一卡），根据会议日程录入有效日期，告之客人如何使用；
3、收取代表房卡押金（50元，以个人或代表团形式，开押金收据。在报到高峰期，安排人力并提醒贵重物品的保存；
4、接待散客，必须做好身份证登记工作，安全为主，无证人员严禁入住；
5、前台礼宾人员在重点时间安排双岗，引导客人目的地路线，注重礼节、礼貌、微笑。
客房