文档介绍：物资采购管理办法
第一章总则
第一条为加强物资采购管理,规范采购流程,降低采购成本,提高采购质量,制订本办法。
第二条本办法中的“物资”包括原材料、辅料、备品备件、生产用机器设备、实验检测用设备及仪器、低值易耗品、劳保用品、办公设备、办公耗材、办公用品、库存商品等。
第二章部门分工及职责
第三条公司由分管物资采购的领导全面负责公司物资采购管理工作。主要职责如下:
1、负责制定完善公司物资采购管理制度;
2、负责组织相关领导与部门确定采购方案,并报总经理审批;
3、监督指导相关部门实施采购方案;
4、组织相关部门进行采购物资的验收;
5、监督检查各部门实物管理与帐务管理。
第四条采购分工如下:
1、综合管理部负责办公设备、办公用品、劳保用品的采购;
2、市场营销部负责原材料、库存商品、代采购原材料的采购;
3、生产管理部负责生产用机器设备、辅助材料、备品备件等物资的采购;
4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购。
各部门的职责如下:
1、收集、汇总、编制以及报批物资采购计划;
2、市场调研或谈判,初步确定供货商及采购价格,编制采购方案报分管领导审核。
3、协助分管领导实施采购方案;
4、参与采购物资的验收入库工作;
5、办理预付款、物资采购结算及付款等相关手续;
6、负责本部门采购物资的实物管理与帐务管理。
第三章采购计划管理
第五条计划编制部门按照“谁使用、谁计划”的原则确定,具体分工如下:
1、综合管理部负责编制办公设备、办公用品、劳保用品的采购计划;
2、市场营销部负责编制原材料、库存商品、代采购原材料的采购计划;
3、生产管理部负责编制生产用机器设备、原材料、辅助材料、备品备件等物资的采购计划;
4、技术中心负责实验检测用设备、仪器及试剂的采购计划。
第六条计划编制时间
1、按月度编制,每月25日前编制次月的采购计划;
2、非计划性的临时采购,编制临时计划。
第七条计划内容
采购计划应列明采购物资的名称、规格型号、数量、预计价格、质量技术要求、交货日期、用途、制造商或经销商等相关信息。
第八条计划审核审批
1、原材料、库存商品、代采购原材料、生产用机器设备、实验检测用设备仪器、劳保用品、日常办公设备等物资采购计划由部门负责人及部门分管领导审核,总经理审批。
总经理就是否授权采购分管领导审批？
2、日常办公用品,生产用辅助材料、备品备件、物料消耗品,实验用试剂及物料消耗等物资采购计划由本部门负责人审核,部门分管领导审批。
第四章采购组织管理
第九条确定采购方案
审批后的采购计划,由分管采购的副总经理组织相关部门进行市场调研与谈判,初步确定供货商及采购价格,编制采购方案报分管领导审核或审批。编制采购方案应遵循以下基本原则:
1、采购价格应以市场价格为指导;
2、通过比质、比价,确定供货商及采购价格;
3、大宗物资采购时要组织多部门及人员联合谈判。
第十条签订采购合同及履约
1、公司根据《合同法》等法律法规要求,制定符合公司实际情况的“物资采购合同模板”(附件一),规范公司采购合同文本的管理。
2、有以下情形之一的,必须与供货商签订采购合同:
(1)须预付货款的物资采购;
(2)有特殊质量与技术要求的物资采购;
(3)有到货期限要求的物资采购;
(4)有特殊售后服务要求的物资采购,如技术培训、技术指导与咨询;安装调式;配件保障等;
(5)其她存在交易风险或不确定事项的物资采购。
3、采购合同必须经过部门负责人、财务资产部、采购分管领导审核,部门分管领导审批后(附件二),方可盖章生效。合同生效后采购部门方可履约。
4、各采购部门负责合同履约。包括发货,运输,到货,争议的处理,退货,补货,结算,付款,履约评价等。
5、合同文本的管理
(1)由公司留存的采购合同必须按公司《合同编号规则》(附件三)进行编号,并登记合同台帐,存档管理。
(2)合同执行完毕后,由采购部门对本合同履约情况进行书面总结评价,并将《合同履约情况评价表》(附件四)与对应合同一起存档。
(3)采购合同按年进行清理、汇编成册,交综合管理部存档。
第十一条物资验收入库
1、物资到货后,分管采购的副总经理组织相关部门,对照采购计划或采购方案或采购合同进行逐项验收,如需出具检验报告单的,由采购部门通知生产管理部即时进行抽样检测并出具报告,各项验收合格并确认无误后由库管办理入库手续,填制《物资采购验收单》,库管、采购、检测员签字确认。
2、代采购物资到货后,由采购部门代表公司书面委托收货人,按上述要求进行验收,并将签认后的《物资
采购验收单》索回公司。
3、外购贸易商