文档介绍:***财产保险股份有限公司 业务档案归档管理办法
第一章 总则
第一条为加强业务档案的科学管理,提高业务档案的工 作质量,维护业务档案的完整与安全,充分发挥业务档案的信 息存储、咨询作用,使之更好地为公司的发展服务,根据《中 华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》, 结合我公司工作特点,特制定本办法。
第二条公司业务档案工作的管理原则是:统一领导,分 级管理,确保业务档案的完整与安全,实现业务档案的综合管 理和有效利用。
第三条本办法所指业务档案是指投保人在投保过程中和 保险公司在承保、批改、理赔等业务处理中直接形成的,具有 保存和利用价值的各种单证、文字、图表、照片、声像等文件 资料,包括已承保的投保资料档案、保险合同资料档案、案件 理赔资料档案及其它业务档案。
第四条业务档案包括文书档案及电子档案两大类。文书 档案是指在传统直接记载有信息无需借助外部阅读工具阅读 的各种纸质(包括纸、塑、胶等)文件档案。电子档案是指在 数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘 等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络 上传送的文件档案。
第二章业务档案的归档
第五条 在完成承保理赔工作后,应在一个月内向业务档 案管理人员移交所有原始归档材料,双方清点移交材料并在 “业务资料归档交接清单”上签名(清单项目:移交机构、移交 人、移交时间、保险合同号或赔案号、单证张数、接收机构、 接收人签字),并确保原始档案资料的排列顺序与交接清单一 致。
第六条业务档案管理员在收齐原始档案后,必须在两个 月内完成整理归档入库,保险档案的整理、立卷应以保证各种 文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。具体 如下:
(一) 非车险保单按险种归档,依险种保单号从小到大顺 序装订,每50个流水号装订一卷,批单归入原承保单证案卷 中(如案卷已装订归档,则粘贴在首页),若单一险种当年度 保单号不足50号,则与其他险种合并归档装卷。作废、丢失 单证单独归档;
(二) 车险保单依印刷流水号从小到大顺序装订,每50 个流水号装订一卷;批单单独装订,按印刷流水号从小到大顺 序装订,每50个流水号装订一卷。
第七条业务案卷承保材料依下述顺序从上至下归档装 订:
(一)交强险承保单证:依不同交强险险种类别归档
保险费发票业务联;
保险单副本;
投保单:如果同时投保交强险和商业保险的车辆,投 保单粘贴在交强险保单的背面;
多车投保填写了投保单附表的,将附表与第一张保险 单副本一同装订。如果同时投保交强险和商业保险的车辆,投 保单附表粘贴在交强险保单的背面;
行驶证复印件或新车购置发票复印件、出厂合格证复 印件;
交强险费率浮动告知单、上年交强险保单原件或其他 能证明上年已投保交强险的书面证明;
在投保交强险时,如果在税务局已缴纳车船税的,应 将完税凭证复印归档,如未缴纳车船税的,由客户本人填写车 船税欠税声明书并归档;
其他投保资料。
(二) 交强险批改单证
批改申请书;
批单副本及涉及保费批改变化的发票。
(三) 商业车险承保单证
保险费发票业务联;
保险单副本;
投保单;
多车投保填写了投保单附表的,将附表与第一张保险
单副本一同装订;
行驶证复印件/组织机构代码证复印件、新车购置发票 复印件、出厂合格证复印件;
验车验证材料;
约定驾驶员的驾驶证复印件;
其它相关投保资料;
注:如同时在我司投保交强险,以上3-5单证均归档至 交强险合同。
(四) 商业车险批改单证
1、 批改申请书;
2、 、批单副本及涉及保费批改变化的发票。
(五) 非车险
保险费发票业务联;
保险单副本及附表;
投保单及附表;
批改申请书;
批单副本及涉及保费批改变化的发票;
其他应归档的文件材料。
(六) 非车险卡折式保单
按照保单号顺序(保单流水号即保单号)装订业务联。
第八条理赔单证按险种归档,依赔案号从小到大顺序装 订,采取一案一卷的方式装订。理赔材料依下述顺序从上至下 顺序归档装订:
(一)车险普通赔案
车险赔案一律采用电子赔案方式,相关材料扫描并上传至 系统后,所有文书资料装入《客户资料档案袋》,客户资料档 案袋须一案一袋管理(特殊赔案除外)。同一事故既涉及交强 险又涉及商业险的赔案,如果文书资料仅有一份的应放入交强 险赔案档案中,在对应的商业险档案内的卷宗目录上勾划注明 商业险赔案中没有,但交强险赔案中已有的文书资料,并同时 注明相应的交强险赔案号。
车险未决赔案应按照车险理赔实务要求收集相关材料。
车险已决赔案按照赔案号顺序排列归档,属交强险的案卷 按交强险理赔实物规程要求单独归档,《客户资料档案袋》装 订顺序可参照下述顺序