文档介绍：接待方案范文
篇一：接待方案范文
关于宏达公司代表来我公司的接待方案
为安排好宏达公司代表来我公司洽谈工作期间的工作和生活保证他们的安全和身体健康特制定如下接待方案：
一接待时间： xx 年 6 月 3—6 月 5 日
二接待地点：
接送机地点：牡丹江机场
下榻酒店：金鼎大酒店
参观地点：
公司总部
公司葡萄园基地
某某大酒店宴会厅三接待对象
宏达公司总经理副总经理以及销售经理四接待负责人员
总负责：接待办
跨部门接待小组：相关领导秘书组张某某行政组夏某宣传组陈某保卫组何某
五接待前期准备工作
制发邀请函邀请外宾协调时间
来回机票预定至少提前 20 天预定商务高等仓
食宿安排至少提前半个月预定
迎接车辆安排迎接外宾的车是市长级别（奥迪 A6 级别）总经理自行开车
迎宾（参观人员到达前 510 分钟提醒相关人员做好迎宾工作） 6
会场接待：
1 ）欢迎词（电子屏幕）提前 15 分钟播放“热烈欢迎各位经理莅临我公司洽谈工作”
）确定接待场所并预约（根据客户人数级别确定接待场所预
定在会议室）
会场整理及布置
）提前 30 分钟清洁并布置会场保持会场整齐有序空气清
新
）摆放会场物品香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发
调试投影仪音响等设备放映相关资料
联系陪同人员讲解员
根据客户考察目的及需要确定陪同人员并及时告知其准备事宜以便顺利沟通：会谈开始前 1 小时再次提醒相关人员
座谈
1 ）企业宣讲（集团产业宣传片企业介绍 PPT）
2 ）技术交流（技术人员 PPT讲解互动）
）会场服务（每 2030 分钟添加茶水或视情况而定）
）拍照（依重要程度进行拍照留档）
）
葡萄园参观会后整理（会场整理如客户需要资料装袋赠送）
）确定参观时间通知车间做好准备
根据参观内容提前 2 小时与葡萄园相应负责人联系告知参观事
宜及注意事项主要涉及原材料准备
座谈会结束前提前 510 分钟再次通知葡萄园相应负责人告知参
观人员即将前往车间确认准备工作到位
）实地参观固定参观路线
统一解说词：陪同讲解专家提问尽量解答
送客
参观结束或回会议室继续座谈或提前 1015 分钟准备车辆陪
同就餐或送客
六后期工作
物资整理
及时整理会场（除特殊情况外 1 小时内完毕）物资到位
满意度调查
通过分公司或客户反馈了解客户对本次参观的满意度及改进建议
总结提升
接待完毕组织总结会（尤其重要或大型客户接待）以改善不足提炼经验
宣传报道
重要客户参观（特级高级级别）需在 24 小时之内进行宣传报道
汇款跟踪
接待过程中产生的费用如礼品住宿费等及时