文档介绍：合同管理办法
为进一步加强合同档案管理工作，提高合同管理水平，保证档案完整性和保密
性，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，并能准确地反映公司各
项工作，结合公司实际，特制定本办法。
，、分类管理
文件类型
管理部门
备注
原件
复印件及扫描件
销售合同
一财务部
商务助理
合同必须一式两份以上，商务助理保留一份
采购合同
财务部
商务助理
行政资料/合同
行政部
人事资料
行政部
行政部管理原件，办公室主任负责建立台账、存档
其他
行政部
相关负责人
合同必须一式两份以上，相关负责人保留一份
注：各类支出款项 1万元及以上必须签订相关合同，若未签订，财务部有权不予支付此笔费用
二、管理原则
1、各类合同经领导审批签订后，合同管理负责人对合同进行复印，销售合同及采购合同由商务助理负责管理及建立台账，行政合同、人事档案及其他由行政部办
公室主任负责管理及建立台账。
2、合同原件由财务部保管，按合同等级分级、分类存档，重要合同应存放进
保险柜。合同查询先从合同管理负责人处进行查询，如无法查询，
再到财务部进行，查询当事人需填写《合同借阅申请单》，财务部凭领导审
批同意签字的《合同借阅申请单》方可给予查阅，公司档案只有公司内部人员可以借
3、档案管理负责人需对档案分类编号，对合同档案文件分类、整理、
编写编号、建立台账、保存、归档、调阅使用。分类编号要遵循文件材料的形成规
律，要便于保管和提供调阅查询。
4 、合同管理负责人因辞职或异动，需由总经理另指定专人进行合同管理交接
（包括：纸档、电子档），交接时需列《合同交接清单》；辞职或异动手续办理
时，行政部需审核是否有附有《合同交接清单》。
三、合同签订
、合同草拟合同由商务助理协助销售人员起草，合同除约定交易的主要条款
外，还需明确各自应尽的责任和义务，合同条款中需明确特别是违约应承担的责任。
以买卖合同为例：供货方需及时提供保质保量的货物，提供使用指导、售后服务、维
修、配件、保修，定质、定量、定时、预付、交付、验收等。分析可能出现的问题
如：质量瑕疵、供量不足、交付迟延，从而设置合同解除权及违约金条款、赔偿责任
条款及保证条款。
合同条款表述的要求：
措辞准确，无歧义，无矛盾，明确标的、价款、履行期限、交货地
点及方式（运输费用承担方）、违约责任、解决争议的方法等；
简洁、明确，前后用词一致，强调的术语可以加双引号；
写清楚双方名称，如果是个人，要写清姓名及其他身份信息；
合同草拟好后核对段落序号及上下文的注解。
、合同定稿合同定稿后，打印整个合同要用相同的纸张打印装订，合同加盖单
位公章及经办人签字需同时具备，合同需附对方公司营业执照复印件、开户
许可证复印件、资质证明复印件、法人身份证复印件、授权委托书加盖公章作为合同
附件，有技术参数的，需提供加盖公章的技术参数表。（合同执行完毕后，还需将领
导签字确认的采购单、货物运输信息单、入库单作为合同存档最后部分）
另针对销售合同：合同执行完毕后，还需后附：生产任务单、发货通知单、出库
单、货物运输信息单、客户签字确认收货单