文档介绍：内控指引采购业务解读
采购业务
(一)定义
(二)重点关注的风险
(三)总体要求
(四)采购
(五) 付款
采购业务
第二条规定:“本指引所称采购,是指购买物资(或接受劳务)及支付款项等相关活动。”
采购业务
第三条规定:“企业采购业务至少应当关注下列风险:
(一)采购计划安排不合理,市场变化趋势预测不准确,造成库存短缺或积压,可能导致企业生产停滞或资源浪费。
(二)供应商选择不当,采购方式不合理,招投标或定价机制不科学,授权审批不规范,可能导致采购物资质次价高,出现舞弊或遭受欺诈。
(三)采购验收不规范,付款审核不严,可能导致采购物资、资金损失或信用受损。”
采购业务
项目
解析要点
梳理流程
u 企业应当结合实际情况,全面梳理采购业务流程
完善制度
u 完善采购业务相关管理制度
统筹安排
u 统筹安排采购计划
明确职责
u 明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限
u 按照规定的审批权限和程序办理采购业务
监督检查
u 建立价格监督机制
u 定期检查和评价采购过程中的薄弱环节
有效控制
u 采取有效控制措施,确保物资采购满足企业生产经营需要
采购业务
采购——职责权限
项目
解析要点
集中采购
u 企业的采购业务应当集中
u 避免多头采购或分散采购
u 以提高采购业务效率,降低采购成本,堵塞管理漏洞
岗位轮换
u 对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换
决策和审批
u 重要和技术性较强的采购业务
u 应当组织相关专家进行论证
u 实行集体决策和审批
职务分离
u企业除小额零星物资或服务外,不得安排同一机构办理采购业务全过程
采购业务
采购——采购申请
项目
解析要点
申请制度
u 依据购买物资或接受劳务的类型,确定归口管理部门
u 授予相应的请购权,明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购和审批程序
请购部门
u 对需求部门提出的采购需求进行审核
u 进行归类汇
u 统筹安排企业的采购计划
请购手续
u具有请购权的部门对于预算内采购项目,应当严格按照预算执行进度办理请购手续,并根据市场变化提出合理采购申请
u对于超预算和预算外采购项目,应先履行预算调整程序,由具备相应审批权限的部门或人员审批后,再行办理请购手续
采购业务
采购——供应商选择
项目
解析要点
建立制度
u 建立科学的供应商评估制度
u 建立科学的供应商准入制度
确定清单
u 确定合格供应商清单
签订协议
u 与选定的供应商签订质量保证协议
管理评价
u 建立供应商管理信息系统
u对供应商提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价
u 根据评价结果对供应商进行合理选择和调整
资信调查
u 可委托具有相应资质的中介机构对供应商进行资信调查
采购业务
采购——采购方式
项目
解析要点
考虑因素
u 市场情况
u 采购计划
大宗采购
u采用招标方式,合理确定招投标的范围、标准、实施程序和评标规则
一般物资或劳务等
u 采用询价或定向采购的方式并签订合同协议
小额零星物资或劳务等
u 采用直接购买等方式
采购业务
采购——采购定价
项目
解析要点
定价机制
u 建立采购物资定价机制
定价方式
u 协议采购
u 招标采购
u 谈判采购
u 询比价采购等
适用范围
u 大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价格
u其他商品或劳务的采购,应当根据市场行情制定最高采购限价,并对最高采购限价适时调整