文档介绍：湖北省归档文件整理实施细则宜昌市档案局覃远金二零一一年十月第一节《湖北省归档文件整理实施细则》(试行)执行情况的回顾一、国家档案局从 1997 年初开始,历时 4年多时间反复试点和修改,于 2000 年 12 月6日发布《归档文件整理规则》(简称《规则》) ( DA/T22 — 2000 ),规定该《规则》自 2001 年1 月1日起正式施行。二、湖北省档案局在《规则》的基础上,结合湖北实际,制订《湖北省归档文件整理实施细则》(试行) (简称《细则》)以鄂档[2001]45 号文件印发并施行。三、 2003 年4月 17 日,宜昌市档案局组织《归档文件整理规则》和《湖北省归档文件整理实施细则》(试行)专题培训班, 对《规则》和《细则》进行了全面讲解, 从 2003 年起《细则》在本行政区域内实施, 各机关、团体、事业单位和部分企业单位依据《细则》整理文书档案。《细则》在宜昌市实施 9年来,得到了各单位档案人员的认可和接受。四、《细则》实施以来的主要成绩 1、简化了整理方法,取消原来文书档案整个“组卷”过程,减轻了档案工作者的劳动量。 2、整理标准明确统一,减少了主观随意性,降低了整理工作的难度。 3、单份文件利用方便,有利于保密, 有利于现代化技术在档案管理中的应用。 4、可以充分利用档案盒和档案柜(架) 的存储空间。 5、针对 10 年保存期的档案, 《细则》规定可保持原装订方式,不必拆钉,编号时可不按事由结合时间或事由结合重要程度的顺序编号。 6、给遗漏文件的归档带来了方便,可直接添加到对应年度、对应类别、对应期限档案的后面。五、存在的问题 1、文件材料的收集问题; 2、保管期限的划定; 3、归档文件目录的编制; 4、实行无纸化办公的单位纸质文件的归档; 5、归档文件整理形式方面的问题。第二节《细则》修订的主要内容一、改变了文件的整体框架 1、原《细则》由三部分组成。一是整理原则;二是质量要求;三是整理的方法,文件的重点在整理方法这部分,按照归档文件装订、分类、排列、编号、编目、装盒叙述。 2、修订后《细则》采用条目式,共计 19条。二、进一步明确了“件”的概念。三、进一步明确了年度分类的概念。由文件形成年改为文件办结年。四、按国家档案局 8号令,统一了保管期限(永久、定期: 30年、 10年)。五、进一步明确了在每件文件加盖归档章的要求。六、进一步明确了归档文件形成质量。七、增加了对每件文件编页号的规定。八、对装订的方式作了明确规定。九、增加了实行无纸化办公的机关,应当输出纸质文件一并归档的要求。第三节《细则》具体内容第一条:制订的依据。 1、国家档案局《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局第 8号令); 2、《归档文件整理规则》(DA/T22-2000 ); 3、结合湖北实际。第二条:适用范围。适用于全省各级各类机关、人民团体、事业单位(以下简称“机关”);企业可参照执行。第三条:归档文件的定义。包含四层意思: 1、必须是本单位工作活动中直接形成的文件材料; 2、必须是办理完毕的文件材料; 3、必须是文书档案,而不包括科技、会计、专业等档案; 4、必须是纸质文件材料。第四条:归档文件整理原则。遵循形成规律、保持有机联系、区分保管期限、便于保管利用。