文档介绍：Pleasure Group Office【T985AB-B866SYT-B182C-BS682T-STT18】
参观接待流程和指引通用版
xxx参观接待流程和指引
前言
[适用范围]：公司各部门
[规范目的]：为规范公司对外接待的管理程序，提高接待管理水平，做好公司对外来宾接待，展示公司礼仪好客的形象，特制定本规定。
xxx参观接待流程和指引(流程图参见附件一)
1、接待来访前期确认工作
、来访时间及宾客信息确认
确认接待的地点。
客户公司经营性质。
、接待活动主题以及来访情况确认
合作诚意。
客户预期谈判的内容。
、来访安排
制作客户接待安排表、一式三份，于客户到访前一星期呈总经理、副总经理和部门负责。
客户来访前应根据客户级别相应知会部门负责人、总经理或副总经理，以确定参与洽谈的人员。如需要总裁参加，必须提前2天通知总经办，以便确认。
、资料稿件准备确认
宣传片、公司品牌宣传册、产品彩页等。
办公室负责准备国旗、姓名牌、公司介绍、市场版产品目录、公司介绍投影设备等。
、成立接待小组（详情参见附件二）
根据每次接待情况的不同，组建接待小组。
接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。
接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。
接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。
——行政部；讲解人员——技术支持部；等等。）
2、接待来访前期准备工作
、吃、住、行安排（详情参见附件三）
根据实际情况安排接送（飞机、船舶、火车）。
、制定参观路线
、公司整体布置（详情参见附表二）
①欢迎横幅
②指示水牌（大堂、电梯出口、楼梯间等）
③花篮/植物绿化
④KT版签名墙
⑤红地毯
（以上信息可以根据每次具体来访而定）
①红地毯（按照参观区域布置红毯）
②植物/花盆装饰
③果盘/茶水/咖啡
①展厅——产品展示、调试、演示、讲解。
②会议室——公司宣传册、产品彩页、投影设备、演示样品。
③会客室——果盘、茶水/咖啡/饮料、香烟（烟缸）、打火机等。
（以上信息可以根据每次具体情况而定）
、采购接待所需物品（详情参见附表二）
根据每次接待活动的实际情况而定。操作流程：
①接待小组提出一定诉求；
②行政部门制作预算报价呈批；
③行政部获批后进行采购；
④根据要求进行布置/装饰。
*消耗用品（果盘、茶包、咖啡、饮料、香烟、一次性纸杯、鲜花等）
*循环用品（套装茶具、咖啡机、装饰摆件等）
*特殊用品（机器设备等）
、员工面貌整理（详情参见附件四）
统一要求全体员工职业装接待。
、人员安排（详情参见附表二）
3、接待来访当日具体工作
、车辆待命
根据前期确认信息具体制定车辆安排计划表（具体方案由行政部主要策划）。
①一级——高级接待
*高级商务车（丰田三花、奔驰商务等）。
*高级轿车（奔驰、宝马等）。
②二级——中级接待
*中级商务车（别克商务、日产商务等）。
*中级轿车（雷克萨斯、大众等）。
③三级——普通接待
*普通商务车（东风商务车、江淮商务车等）。
*普通轿车/打车。
、设备调试
产品设备调试：
①第一阶段：定下来访计划后，根据计划所需展示的产品，进行调动与调配。
②第二阶段：来访前一天，最终设备调试。
③第三阶段：来访当天，进行最终设备确认。
、工作人员到位
①接待前一日开会，最终确认审核各项事物的安排情况。
②接待当日，所有参与接待人员提前到岗。
③最终确认每项环节的安排，防止出现纰漏。
、领导会晤
①陪同人员参与会晤（接待主负责人、副总、经理、总助、会议速记等）。
②会晤期间，所有接待人员待命。
、结束送行
①根据身份确定规格而定。
（一级客户送至公司门口、汽车旁。二级三级客户送至公司门口等）
②送行至门口或车旁挥手致意，方可离开。
4、接待来访后期总结工作
、电话回访、后期跟进
接待小组/具体项目组执行：
、总结会议
、总结整理资料留档
5、特别注意事项（详情参见附件三）
6、保密原则特别申明
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜对方摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
【结束语】
兹为促进公共关系扩大宣传效果兼顾公司机密特